Renting de impresoras para empresas de 10 a 50 empleados: cómo dimensionar bien el servicio

El renting de impresoras para empresas de 10 a 50 empleados no debería empezar eligiendo una máquina. La primera decisión es otra: determinar cuántos equipos necesita realmente la empresa, dónde deben estar, qué trabajo debe asumir cada uno y qué problemas tiene que resolver el servicio.

En una pyme de este tamaño es fácil terminar con un parque creado poco a poco: una impresora en administración, otra junto a dirección, varias impresoras pequeñas repartidas por departamentos y quizá una multifunción central. Cada equipo puede utilizar consumibles diferentes, tener un mantenimiento distinto y convertirse en una nueva incidencia que gestionar.

El renting puede simplificar este escenario, pero solo si antes se dimensiona correctamente. Sustituir cinco impresoras mal organizadas por cinco impresoras nuevas no resuelve necesariamente el problema.

¿Tiene sentido el renting de impresoras en una empresa de 10 a 50 empleados?

Sí, puede tenerlo cuando la impresión forma parte habitual del trabajo y la empresa quiere reducir la gestión interna asociada a equipos, consumibles, mantenimiento y averías.

Pero el número de trabajadores, por sí solo, no permite decidir cuántas impresoras hacen falta.

Dos empresas de 30 empleados pueden necesitar configuraciones completamente distintas. Una asesoría que imprime expedientes, contratos y documentación administrativa puede tener unas necesidades muy diferentes a una empresa tecnológica donde casi todo el trabajo se realiza en formato digital.

Por eso conviene analizar al menos:

• Cuánto se imprime aproximadamente cada mes.
• Qué porcentaje corresponde a blanco y negro y qué parte necesita color.
• Si se trabaja principalmente con A4 o también con A3.
• Cuántas personas utilizan cada dispositivo.
• Qué departamentos dependen especialmente de la impresión.
• Cuánto se escanea y cómo se gestionan esos documentos después.
• Qué ocurre cuando una impresora deja de funcionar.
• Cuántos modelos y consumibles diferentes existen actualmente.

Con esta información se puede decidir si el renting aporta valor y, sobre todo, qué tipo de parque tendría sentido.

El error de calcular una impresora por cada cierto número de empleados

Una regla del tipo “una impresora por cada diez trabajadores” puede parecer práctica, pero rara vez refleja cómo funciona realmente una empresa.

El problema es que la necesidad de impresión depende más del proceso de trabajo que de la plantilla.

Por ejemplo, diez personas de administración pueden imprimir mucho más que veinte empleados que trabajan principalmente con aplicaciones cloud.

También influye la distribución física. Una empresa de 40 empleados repartida entre varias plantas puede necesitar más puntos de impresión que otra con la misma plantilla trabajando en una única zona.

El número de empleados ayuda a contextualizar el entorno, pero no debería utilizarse como criterio principal para decidir el número de impresoras.

¿Es mejor una impresora grande o varias pequeñas?

No existe una respuesta universal. La decisión depende de cómo circula el trabajo dentro de la empresa.

Centralizar impresión en una o dos multifunciones puede reducir el número de dispositivos que mantener y simplificar consumibles y soporte. Sin embargo, una centralización excesiva también puede generar desplazamientos, esperas o dependencia de una única máquina.

En otros casos tiene sentido mantener una impresora cerca de determinados departamentos porque la utilizan constantemente o porque necesitan disponer del equipo en momentos concretos.

El objetivo no debería ser instalar el menor número posible de impresoras, sino encontrar un equilibrio entre disponibilidad, coste y facilidad de gestión.

Cuándo suele tener sentido centralizar

• Cuando existen muchas impresoras pequeñas con poco uso individual.
• Cuando se utilizan demasiados modelos y consumibles diferentes.
• Cuando la mayoría de usuarios pueden compartir equipos sin afectar al trabajo diario.
• Cuando se quiere simplificar mantenimiento y reposición.

Cuándo puede ser conveniente distribuir equipos

• Cuando existen departamentos físicamente separados.
• Cuando determinados usuarios imprimen continuamente.
• Cuando una parada de impresión puede bloquear un proceso importante.
• Cuando existen necesidades específicas que no comparten todos los departamentos.

Qué debería incluir un renting de impresoras para una pyme

Antes de comparar propuestas conviene revisar qué elementos están incluidos y cuáles podrían generar costes adicionales o trabajo interno.

El mantenimiento técnico es uno de los puntos principales. Una empresa que contrata renting normalmente busca evitar tener que localizar técnicos o gestionar reparaciones cada vez que aparece una avería.

También hay que revisar cómo funciona el suministro de consumibles. Si el propio personal continúa teniendo que controlar niveles, pedir tóner y almacenar grandes cantidades de material, parte de la gestión administrativa sigue existiendo.

Otro elemento importante es entender cómo se contabiliza la impresión y qué condiciones se aplican al volumen contratado. No basta con comparar una cuota mensual sin conocer qué servicios y uso incluye.

Qué tipo de impresora necesita una empresa de este tamaño

En muchas pymes de 10 a 50 trabajadores, una multifunción empresarial puede concentrar impresión, copia y escaneado. Pero eso no significa que todas las empresas necesiten el mismo dispositivo.

Conviene valorar varias cuestiones.

A4 o A3

Si prácticamente toda la documentación es A4, instalar un equipo A3 únicamente porque ofrece más posibilidades puede suponer añadir capacidad que apenas se utiliza.

En cambio, empresas que trabajan con planos, materiales comerciales, tablas grandes o determinada documentación pueden necesitar A3 de manera habitual.

Color o blanco y negro

No todos los usuarios necesitan imprimir en color. Una configuración razonable puede combinar equipos diferentes dependiendo del tipo de trabajo.

También es importante revisar si determinadas impresiones en color son realmente necesarias o se producen simplemente porque las configuraciones actuales permiten imprimir de esa forma sin ningún control.

Escaneado

En determinadas empresas, el escáner puede ser incluso más importante que la propia impresión.

Si administración digitaliza facturas, contratos, albaranes o expedientes constantemente, hay que valorar velocidad de escaneado, alimentación automática de documentos y, especialmente, qué ocurre después con los archivos.

Escanear documentos para terminar guardándolos manualmente en carpetas desordenadas no resuelve el problema documental.

Ejemplo: una empresa de 25 empleados con cuatro impresoras

Imaginemos una empresa de 25 trabajadores que dispone de cuatro impresoras adquiridas en diferentes momentos.

Administración tiene una multifunción. Dirección utiliza otra impresora. Comercial dispone de una tercera y existe una impresora pequeña como respaldo.

Cada máquina utiliza consumibles diferentes y las averías se gestionan de manera independiente.

Ante una renovación, la opción más sencilla sería sustituir los cuatro equipos por otros cuatro dentro de un renting.

Pero puede no ser la mejor decisión.

Si al analizar el uso se descubre que dos dispositivos apenas imprimen, podría ser más razonable concentrar trabajo en una multifunción principal y mantener otro equipo estratégicamente situado como apoyo.

También podría ocurrir lo contrario: que administración tenga tanta carga que compartir su impresora con toda la empresa genere esperas y convierta ese equipo en un punto crítico.

El análisis debe realizarse sobre el uso real, no sobre el número histórico de máquinas.

Señales de que el parque de impresión necesita revisión

Existen varios síntomas que suelen indicar que la impresión se ha organizado de forma reactiva en lugar de planificada.

• Hay numerosas marcas o modelos diferentes.
• Se almacenan muchos tipos de tóner.
• Nadie sabe aproximadamente cuánto se imprime.
• Los consumibles se solicitan cuando alguien descubre que se han terminado.
• Las averías obligan a buscar soluciones improvisadas.
• Algunas impresoras trabajan constantemente mientras otras apenas se utilizan.
• Se compran equipos nuevos para resolver problemas puntuales sin revisar el conjunto.

En estos casos, el renting puede ser una oportunidad para reorganizar el parque, pero el cambio de modalidad contractual no soluciona por sí solo estos problemas.

Cuándo puede bastar con reorganizar las impresoras existentes

No todas las empresas necesitan contratar inmediatamente un nuevo servicio.

Si los equipos actuales funcionan correctamente y el principal problema es la distribución, puede ser suficiente reorganizar el parque.

También puede resolverse parte del problema mediante configuración: establecer impresoras predeterminadas, controlar mejor el uso del color, revisar permisos o definir procedimientos claros para consumibles e incidencias.

Incluso eliminar una impresora poco utilizada puede simplificar el entorno sin necesidad de sustituir el resto.

La renovación tiene más sentido cuando los problemas están relacionados con fiabilidad, mantenimiento, capacidad, falta de soporte o dificultad para controlar un parque que ya no responde a las necesidades de la empresa.

Cuándo conviene plantear una solución más avanzada

A medida que aumenta el volumen, el número de usuarios o la importancia de la documentación, puede ser necesario ir más allá del renting básico.

Por ejemplo, una empresa puede necesitar controlar quién imprime determinados documentos, aplicar reglas de impresión, evitar que trabajos confidenciales queden abandonados en las bandejas o disponer de información sobre el uso de cada equipo.

También puede ser interesante conectar el escaneado con procesos de gestión documental para evitar que los empleados tengan que renombrar, clasificar y trasladar archivos manualmente.

En estos escenarios, la impresora deja de ser únicamente un periférico y pasa a formar parte del flujo documental de la empresa.

Errores al contratar renting de impresoras

Uno de los errores más frecuentes es elegir primero la máquina y estudiar después si encaja con el trabajo.

También conviene evitar otros planteamientos:

• Renovar automáticamente todos los equipos existentes.
• Elegir capacidad pensando únicamente en posibles necesidades futuras.
• Comparar ofertas solo por cuota mensual.
• No diferenciar qué departamentos tienen necesidades especiales.
• Ignorar el escaneado cuando forma parte importante del trabajo administrativo.
• No analizar qué ocurre si falla el equipo principal.
• Mantener impresoras pequeñas fuera del servicio sin valorar el coste y la gestión que siguen generando.

Cómo elegir un proveedor de renting de impresoras

La capacidad para analizar el entorno debería pesar tanto como las características de los dispositivos.

Un proveedor debería poder explicar por qué propone determinado número de equipos, qué función tendrá cada uno y qué alternativas existen.

También debería quedar claro cómo se gestionarán las incidencias, el mantenimiento y los consumibles, además de las condiciones relacionadas con el volumen de impresión.

Si la propuesta consiste únicamente en sustituir máquinas sin preguntar cómo trabaja la empresa, es difícil saber si el nuevo parque estará mejor diseñado que el anterior.

Cómo puede ayudar Mafosan

En Mafosan trabajamos el renting de impresoras y la impresión profesional para empresas partiendo del análisis del entorno.

Antes de plantear una renovación conviene revisar los equipos existentes, su distribución, el uso que reciben, los problemas habituales y las necesidades de los distintos departamentos.

Ese análisis permite decidir si tiene sentido mantener parte del parque, reducir dispositivos, redistribuirlos o plantear una configuración diferente.

Además, cuando la impresión está relacionada con procesos de digitalización o gestión documental, conviene analizar ambos problemas conjuntamente para evitar mejorar únicamente la parte física mientras se mantienen tareas manuales alrededor del documento.

Antes de renovar, revisa cómo imprime realmente tu empresa

Si tu empresa tiene entre 10 y 50 empleados y estás valorando un renting, el primer paso no debería ser pedir precios de máquinas equivalentes a las que ya tienes.

Conviene revisar cuántos equipos utilizáis realmente, cuánto trabaja cada uno, qué incidencias se repiten, cómo gestionáis consumibles y qué departamentos dependen más de la impresión.

Mafosan puede revisar contigo el parque actual y ayudarte a identificar si el problema se resuelve reorganizando lo existente o si tiene sentido plantear una nueva configuración de renting adaptada al uso real de la empresa.