Gestión documental para empresas en Madrid

Digitaliza, organiza y automatiza tus documentos, manteniendo el papel allí donde siga siendo útil.

Gestión documental y digitalización para empresas

Organiza, digitaliza y automatiza tus documentos sin renunciar al papel cuando lo necesites. La gestión documental moderna combina la información física y digital para reducir tareas manuales, evitar documentos perdidos y localizar cada archivo con rapidez.

Implementamos soluciones de software avanzadas y configurables que unifican el almacenamiento, la indexación y la aprobación en circuitos de trabajo integrados con tus ERPs y herramientas de comunicación. Si tu prioridad es administración, conectamos esta base con facturación electrónica y firma digital para gestionar todo el ciclo documental.

  • Ahorro administrativo: Menos tareas manuales y una gestión coordinada del archivo físico y digital.
  • Control legal: Cumplimiento estricto de RGPD y firma homologada.
  • Cero silos: Conectividad total con tu software de facturación y ERP.
Software corporativo de gestión documental ECM y digitalización de oficina

Qué debe resolver un software de gestión documental

Más que almacenar archivos: estructura, control y recuperación de la información durante todo su ciclo de vida

Nomenclatura, metadatos e indexación

Definimos tipos documentales, campos obligatorios y criterios de clasificación para que facturas, contratos y expedientes puedan encontrarse sin depender del nombre de una carpeta.

Control de versiones y revisiones

Conserva el historial, identifica la versión vigente y registra quién modificó o aprobó cada documento para evitar duplicados y copias contradictorias.

Permisos por roles y trazabilidad

Diseñamos perfiles de acceso por función, departamento o tipo documental y dejamos registro de las acciones relevantes para facilitar control y auditoría.

Búsqueda y recuperación

Localiza información por contenido, metadatos, fecha, estado o responsable, incluso cuando el documento se recibió en papel, correo electrónico o formulario.

Archivo, conservación y eliminación

Configuramos estados, plazos y políticas según el tipo de documento y las necesidades de la empresa. Los requisitos legales concretos se validan para cada proyecto.

Workflows e integración

Conectamos validaciones, aprobaciones, firma y archivo con ERP, correo y otras aplicaciones para reducir tareas manuales y mantener una única fuente de información.

Ver workflows documentales

La implantación comienza con tus documentos reales

Revisamos tipos documentales, volúmenes, usuarios, permisos, búsquedas habituales y sistemas actuales. Después proponemos un alcance por fases, criterios de aceptación y formación para las personas que utilizarán la solución.

Solicitar diagnóstico de gestión documental
Nueva propuesta por procesos

Empieza por facturas, albaranes, contratos o expedientes

Consulta los paquetes de automatización, las capacidades iniciales de IA y los niveles de implantación disponibles.

Ver automatización e IA

Módulos del Gestor Documental

Explora las capacidades funcionales que transformarán tu administración diaria

Captura e Indexación Inteligente con IA

Procesamiento inteligente de documentos (IDP) con extracción automática de datos mediante OCR e IA. Clasifica de forma autónoma facturas, albaranes, pedidos y archivos adjuntos procedentes de emails.

Ver detalles del módulo

OCR y Captura Automática de Documentos

Una propuesta específica para digitalización de documentos, software OCR, captura automática de documentos y procesamiento documental conectado a tus circuitos internos.

Ver solución OCR

Automatización de Facturas

Entrada de facturas, OCR y extracción, validación de datos, aprobación e integración con ERP o gestor documental para facturas de proveedores.

Ver flujo de facturas

Digitalización y OCR de Albaranes

Captura albaranes de compra, entrega o transporte, extrae referencias y cantidades, gestiona excepciones y conecta el resultado con tu ERP.

Ver automatización de albaranes

Workflows y Automatización

Diseña flujos de aprobación y circuitos de validación interna (compras, facturas de proveedores, contratos, vacaciones). Integra formularios seguros y firma electrónica legal a distancia.

Automatización documental y workflows

Seguridad, Cloud y Acceso Móvil

Cumplimiento normativo del RGPD, control de accesos por roles y trazabilidad (historial de cambios). Opciones de despliegue flexibles: 100% nube (SaaS), local o híbrido con acceso móvil y web seguro.

Ver detalles del módulo

Integraciones, ERP y API Abierta

Conectividad bidireccional en tiempo real con SAP, Sage, Microsoft Dynamics, Holded y más. Integración con buzones de correo y herramientas colaborativas (Teams/Outlook) más una API abierta para desarrolladores.

Ver detalles del módulo

Consultoría de Gestión Documental

Analizamos documentos, personas, permisos, excepciones y sistemas para definir una hoja de ruta de implantación medible y por fases.

Ver consultoría documental

Calculadora de Ahorro Documental

Estima el impacto financiero y ecológico de digitalizar procesos y reducir impresiones innecesarias

Configura tus valores actuales

25
400
Nuestra fórmula estima que cada hoja impresa conlleva un coste medio de 0,23 €, sumando el valor del papel, tóner, mantenimiento del equipo, archivadores físicos y la pérdida de tiempo administrativo buscando o picando datos a mano.

Tu ahorro estimado anual

Dinero ahorrado
16.560 €
Ahorro medio del 60%
Impacto ecológico
14
Árboles salvados al año
¿Quieres conseguir este ahorro?

Te ayudamos a automatizar facturas y reducir el uso innecesario de papel con una solución adaptada a tu empresa.

Solicitar Auditoría Gratuita

Qué Solución Documental Encaja Mejor

Ordena prioridades antes de implantar: captura, aprobación, firma o integración

Facturas y Albaranes

Si el cuello de botella está en administración, priorizamos OCR, validación y conexión con contabilidad.

Ver automatización de facturas

Aprobaciones Internas

Si pierdes tiempo validando compras, gastos o contratos, diseñamos workflows con reglas y responsables.

Ver automatización documental

Firma Digital

Para contratos, altas, acuerdos y autorizaciones, implantamos firma digital con evidencias y trazabilidad.

Ver firma digital

ERP y API

Si ya tienes sistemas clave, conectamos documentos, metadatos y estados para evitar doble trabajo.

Ver integraciones

Empieza hoy tu transformación digital

Analizamos documentos, tareas, responsables e integraciones y te proponemos una implantación por fases con objetivos verificables.

Solicitar diagnóstico documental Hablar con Mafosan

Preguntas Frecuentes sobre Gestión Documental

Consulta las respuestas a las dudas más habituales sobre nuestras soluciones de ECM

Un sistema de gestión documental o ECM (Enterprise Content Management) es una plataforma de software que centraliza, organiza, almacena y protege todos los archivos digitales e históricos de tu negocio. Permite digitalizar documentos físicos mediante OCR inteligente, automatizar procesos rutinarios de aprobación, mejorar la productividad al localizar archivos en segundos y mitigar riesgos legales con un control estricto de accesos.

El Reglamento eIDAS establece que una firma no puede rechazarse como prueba por el mero hecho de ser electrónica. El método de firma y las evidencias deben elegirse según el documento, el riesgo y los requisitos legales del proceso.

Nuestras soluciones cuentan con conectores nativos y una API abierta (REST) que permiten una integración bidireccional en tiempo real con los ERPs más conocidos del mercado, como SAP, Sage, Microsoft Dynamics, Holded y Zoho. Esto significa que cuando el sistema digitaliza una factura y extrae sus datos con IA, esta información se transfiere automáticamente a tu software contable, evitando el picado de datos manual y previniendo errores humanos.

El despliegue puede plantearse en nube, infraestructura local o un entorno híbrido, según la solución elegida. En el diseño revisamos ubicación, cifrado, copias, control de acceso, registro de actividad, recuperación y obligaciones de protección de datos.

Contacto

Hablemos de cómo digitalizar y automatizar la gestión de tus documentos.

Direcciones

Oficina Ajalvir: Calle Guadiana, 16. Ajalvir - Madrid 28864

Oficina Madrid: Av. Sur del Aeropuerto de Barajas, 34, Barajas - Madrid 28042

Llámanos

+34 914 045 356

Email

info@mafosan.com

Cargando
Tu mensaje ha sido enviado. ¡Gracias!