Gestión documental para empresas en Madrid
Localiza tus documentos, automatiza la aprobación de facturas y organiza el archivo de contratos.
Software de gestión documental para pymes y equipos administrativos
Implantamos software de gestión documental en Madrid para digitalizar documentos con OCR, clasificarlos, localizar su contenido y organizar aprobaciones. Revisamos cómo trabajas y configuramos el archivo, los permisos y la conexión con tu ERP según las herramientas disponibles.
Adaptamos la solución a los documentos y tareas de cada equipo:
- Pymes: Reunir facturas, albaranes y contratos dispersos entre correos y carpetas.
- Despachos y asesorías: Organizar expedientes por cliente y controlar quién accede a cada documento.
- Administración y compras: Extraer datos, revisar incidencias y aprobar facturas antes de enviarlas a contabilidad.
El circuito puede completarse con facturación electrónica y firma digital, manteniendo el archivo físico cuando sea necesario.
De recibir una factura a tenerla aprobada y archivada
Si recibes, por ejemplo, 500 facturas al mes, este es el circuito que podemos configurar para reducir la clasificación y la introducción manual de datos:
- Recibir y clasificar. Reunir las facturas que llegan por email, escáner o carpeta.
- Extraer datos con OCR. Capturar proveedor, número de factura, fecha e importes.
- Validar. Comprobar los datos y derivar duplicados o incidencias a revisión.
- Aprobar. Enviar cada factura al responsable según las reglas acordadas.
- Enviar al ERP y archivar. Transferir los datos validados y conservar el documento para su consulta.
El alcance depende de los formatos recibidos, las reglas de aprobación y las opciones de integración de tu ERP. Las incidencias quedan pendientes de revisión por el equipo.
Qué debe resolver un software de gestión documental
Más que almacenar archivos: estructura, control y recuperación de la información durante todo su ciclo de vida
Nomenclatura, metadatos e indexación
Definimos tipos documentales, campos obligatorios y criterios de clasificación para que facturas, contratos y expedientes puedan encontrarse sin depender del nombre de una carpeta.
Control de versiones y revisiones
Conserva el historial, identifica la versión vigente y registra quién modificó o aprobó cada documento para evitar duplicados y copias contradictorias.
Permisos por roles y trazabilidad
Diseñamos perfiles de acceso por función, departamento o tipo documental y dejamos registro de las acciones relevantes para facilitar control y auditoría.
Búsqueda y recuperación
Localiza información por contenido, metadatos, fecha, estado o responsable, incluso cuando el documento se recibió en papel, correo electrónico o formulario.
Archivo, conservación y eliminación
Configuramos estados, plazos y políticas según el tipo de documento y las necesidades de la empresa. Los requisitos legales concretos se validan para cada proyecto.
Workflows e integración
Conectamos validaciones, aprobaciones, firma y archivo con ERP, correo y otras aplicaciones para reducir tareas manuales y mantener una única fuente de información.
Ver workflows documentalesLa implantación comienza con tus documentos reales
Revisamos tipos documentales, volúmenes, usuarios, permisos, búsquedas habituales y sistemas actuales. Después proponemos un alcance por fases, criterios de aceptación y formación para las personas que utilizarán la solución.
Solicitar diagnóstico de gestión documentalMódulos del Gestor Documental
Consulta cada solución según el documento que necesitas capturar, aprobar o archivar
Captura e Indexación Inteligente con IA
Procesamiento inteligente de documentos (IDP) con extracción automática de datos mediante OCR e IA. Clasifica de forma autónoma facturas, albaranes, pedidos y archivos adjuntos procedentes de emails.
Ver detalles del móduloOCR y Captura Automática de Documentos
Una propuesta específica para digitalización de documentos, software OCR, captura automática de documentos y procesamiento documental conectado a tus circuitos internos.
Ver solución OCRAutomatización de Facturas
Entrada de facturas, OCR y extracción, validación de datos, aprobación e integración con ERP o gestor documental para facturas de proveedores.
Ver flujo de facturasDigitalización y OCR de Albaranes
Captura albaranes de compra, entrega o transporte, extrae referencias y cantidades, gestiona excepciones y conecta el resultado con tu ERP.
Ver automatización de albaranesWorkflows y Automatización
Diseña flujos de aprobación y circuitos de validación interna (compras, facturas de proveedores, contratos, vacaciones). Integra formularios seguros y firma electrónica legal a distancia.
Automatización documental y workflowsSeguridad, Cloud y Acceso Móvil
Cumplimiento normativo del RGPD, control de accesos por roles y trazabilidad (historial de cambios). Opciones de despliegue flexibles: 100% nube (SaaS), local o híbrido con acceso móvil y web seguro.
Ver detalles del móduloIntegraciones, ERP y API Abierta
Conectividad bidireccional en tiempo real con SAP, Sage, Microsoft Dynamics, Holded y más. Integración con buzones de correo y herramientas colaborativas (Teams/Outlook) más una API abierta para desarrolladores.
Ver detalles del móduloConsultoría de Gestión Documental
Analizamos documentos, personas, permisos, excepciones y sistemas para definir una hoja de ruta de implantación medible y por fases.
Ver consultoría documentalCalculadora de Ahorro Documental
Estima el impacto financiero y ecológico de digitalizar procesos y reducir impresiones innecesarias
Configura tus valores actuales
Tu ahorro estimado anual
¿Quieres conseguir este ahorro?
Te ayudamos a automatizar facturas y reducir el uso innecesario de papel con una solución adaptada a tu empresa.
Solicitar Auditoría GratuitaQué Solución Documental Encaja Mejor
Ordena prioridades antes de implantar: captura, aprobación, firma o integración
Facturas y Albaranes
Si el cuello de botella está en administración, priorizamos OCR, validación y conexión con contabilidad.
Ver automatización de facturasAprobaciones Internas
Si pierdes tiempo validando compras, gastos o contratos, diseñamos workflows con reglas y responsables.
Ver automatización documentalFirma Digital
Para contratos, altas, acuerdos y autorizaciones, implantamos firma digital con evidencias y trazabilidad.
Ver firma digitalArchivo de contratos
Si cuesta encontrar el contrato vigente, organizamos el archivo por cliente, proveedor o expediente, con versiones, permisos y búsqueda por contenido o datos del contrato.
Consultar cómo organizar tus contratosCuéntanos qué documento te hace perder más tiempo
Analizamos documentos, tareas, responsables e integraciones y te proponemos una implantación por fases con objetivos verificables.
Preguntas Frecuentes sobre Gestión Documental
Consulta las respuestas a las dudas más habituales sobre nuestras soluciones de ECM
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Hablemos de cómo digitalizar y automatizar la gestión de tus documentos.
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