Consultoría de Gestión Documental en Madrid
Analizamos cómo entra, circula, se aprueba y se archiva la información antes de recomendar tecnología.
Ordenar primero el proceso, después la herramienta
Una implantación útil empieza entendiendo documentos, personas, excepciones y sistemas.
La consultoría de gestión documental de Mafosan ayuda a empresas de Madrid a transformar tareas manuales y archivos dispersos en procesos definidos, trazables y medibles. Revisamos la operativa con quienes crean, reciben, validan y buscan los documentos para evitar diseñar una solución teórica.
El resultado es una propuesta de implantación priorizada: qué conviene centralizar, dónde aplicar OCR, qué aprobaciones automatizar, cómo controlar accesos y de qué forma conectar la solución con el entorno tecnológico actual.
- Mapa de documentos, canales, responsables y puntos de bloqueo.
- Requisitos de búsqueda, versiones, permisos, retención y trazabilidad.
- Hoja de ruta por fases con prioridades y criterios de validación.
Qué analizamos en la consultoría
El sistema debe responder a la operativa real y no obligar a trabajar dos veces
Documentos y búsqueda
Tipos documentales, volúmenes, formatos, metadatos, criterios de archivo, nomenclaturas y preguntas que los usuarios necesitan resolver al buscar.
Procesos y excepciones
Entradas, validaciones, aprobaciones, rechazos, suplencias, avisos y casos que hoy se gestionan mediante correo, hojas de cálculo o conocimiento informal.
Usuarios y permisos
Departamentos, perfiles, información sensible, acceso externo, trazabilidad y separación entre consulta, edición, aprobación y administración.
Sistemas e integraciones
ERP, contabilidad, Microsoft 365, correo, carpetas, equipos multifunción y opciones técnicas para evitar datos duplicados.
Seguridad y continuidad
Accesos, registro de actividad, recuperación, disponibilidad, conservación y requisitos internos o regulatorios aplicables al proyecto.
Objetivos y medición
Tiempos de localización, tareas manuales, errores, documentos pendientes y otros indicadores que permitan comprobar si la implantación mejora el proceso.
De la situación actual a una implantación controlada
Una secuencia pensada para reducir incertidumbre y facilitar la adopción
Descubrimiento
Objetivos, usuarios y alcance.
Inventario
Documentos, canales y sistemas.
Diseño
Flujos, permisos e integración.
Piloto
Pruebas con documentos reales.
Despliegue
Formación, medición y mejora.
Cuándo tiene sentido solicitar un diagnóstico
Problemas concretos que suelen requerir revisar el proceso completo
No encontramos documentos con rapidez
Archivos repartidos entre carpetas, correos y equipos personales; nombres inconsistentes; duplicados o versiones que nadie identifica con seguridad.
Introducimos los mismos datos varias veces
Facturas, albaranes, pedidos o partes se transcriben manualmente y después se vuelven a registrar en el ERP o en hojas de cálculo.
Las aprobaciones dependen del correo
No existe una bandeja común de pendientes, se pierden solicitudes y resulta difícil saber quién debe actuar o cuánto lleva parado un documento.
Queremos reducir papel sin perder control
La empresa necesita definir cómo capturar, clasificar, proteger, conservar y recuperar la información antes de retirar procesos físicos.
Preguntas frecuentes
Cómo planteamos un proyecto documental
Áreas que puede cubrir el proyecto
Del diagnóstico a la automatización
OCR y captura
Clasificación y extracción de datos desde papel, PDF, correo o carpetas.
Ver captura OCR¿Qué proceso documental te está frenando?
Cuéntanos el punto de partida y prepararemos una primera conversación centrada en el problema, los usuarios y los sistemas implicados.
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