Errores al Escanear: Cómo Solucionar SMB y SMTP en Oficina

Fallos recurrentes al enviar documentos escaneados

Digitalizar documentos físicos es un proceso diario y clave para cualquier negocio. Sin embargo, tras actualizaciones de Windows o modificaciones en los proveedores de correo electrónico (como Microsoft 365 o Google Workspace), el escáner suele mostrar códigos de error de transmisión. A continuación, detallamos las causas más habituales y sus soluciones.

1. Bloqueo de protocolo SMB v1 en Windows

Anteriormente, las fotocopiadoras enviaban los archivos PDF escaneados a carpetas compartidas usando el protocolo SMB v1. Por motivos de seguridad contra ransomware, Windows deshabilita este protocolo antiguo de forma predeterminada. Si tu fotocopiadora es antigua, dejará de escanear.

2. Autenticación y fallos en SMTP de Correo

Al escanear directamente al correo electrónico (Scan-to-Email), la fotocopiadora actúa como un cliente de correo enviando archivos a través de un servidor SMTP. Recientemente, los proveedores de correo han bloqueado la autenticación SMTP básica y exigen protocolos de cifrado SSL/TLS o contraseñas de aplicación específicas.

Si en la pantalla de tu máquina aparece "Error de envío" o "Fallo de autenticación", verifica si el puerto configurado (habitualmente el 465 o 587) coincide con las credenciales activas del servidor y que la dirección de remitente esté autorizada en tu dominio corporativo.

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Da el salto definitivo hacia la nube

Aunque almacenar archivos en carpetas locales por SMB es el método clásico, las empresas modernas están migrando sus flujos documentales hacia repositorios en la nube. Escanear directamente a SharePoint, OneDrive o Google Drive evita los fallos de conectividad de los ordenadores locales y blinda la accesibilidad móvil.

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