¿Cuánto cuesta imprimir en una empresa? Calcula el coste real por página

¿Sabes cuánto paga tu empresa por cada página que imprime? Si solo tienes en cuenta el precio del tóner o la tarifa por copia, probablemente no estás calculando el coste completo. El papel, el mantenimiento, las averías, la adquisición del equipo y las cuotas fijas también influyen en el resultado.

Para saber cuánto cuesta imprimir en una empresa necesitas conocer el volumen real de impresiones, sumar los gastos asociados y calcular el coste efectivo por página. Después podrás comparar si te interesa mantener tus equipos, comprar otros o contratar un renting.

La clave está en separar dos conceptos: el dinero que realmente paga la empresa y el tiempo de trabajo que dedica a resolver incidencias. Ambos importan, pero no representan el mismo tipo de coste.

Cómo calcular el coste real de impresión de tu empresa

El coste directo de impresión es la suma de todos los gastos necesarios para disponer de los equipos y utilizarlos durante un periodo determinado.

Coste directo total = equipo o cuotas + consumibles + papel + mantenimiento + reparaciones + otros gastos asociados.

Para obtener el coste efectivo por página, divide ese importe entre las impresiones realizadas durante el mismo periodo.

Coste efectivo por página = coste directo total / número de impresiones.

Por ejemplo, si una empresa realiza 2.500 impresiones mensuales y tiene un gasto directo total de 150 euros, su coste efectivo es de 0,06 euros por impresión.

Este resultado permite comparar alternativas, siempre que incluyas los mismos conceptos y utilices el mismo periodo.

Qué gastos debes incluir

• Equipo: precio de compra distribuido durante el periodo analizado o cuotas de renting y alquiler.
• Consumibles: tóner, tinta, tambores, fusores y otros elementos que no estén incluidos en un contrato de mantenimiento.
• Papel: coste de las hojas utilizadas, considerando formatos y gramajes cuando corresponda.
• Mantenimiento: revisiones, asistencia técnica y servicios contratados.
• Reparaciones: intervenciones y piezas no cubiertas por mantenimiento o garantía.
• Otros gastos: transporte, instalación, licencias o servicios adicionales cuando sean necesarios para utilizar la solución.

No debes contabilizar dos veces un mismo concepto. Si tu contrato por copia incluye tóner y mantenimiento, esos importes no deben añadirse de nuevo como gastos independientes.

Plantilla para calcular cuánto gastas en impresión

Antes de comparar proveedores o equipos, recopila los datos de los últimos 12 meses. Un año completo ayuda a recoger variaciones de actividad, compras puntuales de consumibles y posibles incidencias.

Puedes copiar esta plantilla a Excel y completar los campos con tus datos.

1. Volumen de impresión

• Periodo analizado: ______ meses
• Contador inicial de impresiones en blanco y negro: ______
• Contador final de impresiones en blanco y negro: ______
• Contador inicial de impresiones en color: ______
• Contador final de impresiones en color: ______
• Total de impresiones en blanco y negro: ______
• Total de impresiones en color: ______
• Total de impresiones del periodo: ______

La diferencia entre los contadores iniciales y finales permite conocer el volumen real. Si tienes varios equipos, suma sus resultados y conserva el desglose individual para identificar cuáles generan más gasto.

Importante: los contadores suelen registrar caras impresas, no hojas físicas. Una hoja impresa a doble cara puede contabilizarse como dos impresiones. Además, determinados contratos aplican equivalencias especiales para A3 o distinguen entre diferentes tipos de color.

2. Gastos directos

• Compra del equipo o cuotas correspondientes al periodo: ______ €
• Tóner, tinta y otros consumibles no incluidos: ______ €
• Papel: ______ €
• Mantenimiento contratado: ______ €
• Reparaciones no incluidas: ______ €
• Otros gastos asociados: ______ €
• Gasto directo total: ______ €
• Coste efectivo por impresión: ______ €

Si el equipo ya está comprado, conviene distinguir el dinero que vas a desembolsar a partir de ahora del coste histórico de adquisición. Para decidir si mantenerlo o sustituirlo, el precio que pagaste en el pasado no debe tratarse como un gasto futuro.

En cambio, al comparar la compra de un equipo nuevo con un renting, sí debes incorporar su precio de adquisición, las cuotas y los posibles valores residuales de forma coherente.

3. Tiempo dedicado a incidencias

• Horas mensuales dedicadas a incidencias: ______
• Coste laboral estimado por hora: ______ €
• Meses analizados: ______
• Valor estimado del tiempo dedicado: ______ €

Valor del tiempo dedicado = horas empleadas × coste laboral por hora.

Este cálculo sirve para evaluar la carga interna que provoca la impresión, pero no debe presentarse automáticamente como un ahorro económico. Reducir una hora de trabajo administrativo no significa necesariamente que la empresa vaya a gastar una hora menos en salarios.

Tres ejemplos de costes de impresión: volumen bajo, medio y alto

Vamos a comparar tres empresas hipotéticas con necesidades diferentes. En todos los casos utilizamos un horizonte de 36 meses y expresamos los resultados como costes directos medios mensuales.

Las cifras son supuestos didácticos, no precios de mercado ni ofertas comerciales. Incluyen equipo o cuotas, papel, consumibles, mantenimiento y reparaciones previstas, según corresponda. No incorporan el valor del tiempo interno ni posibles diferencias fiscales o financieras.

Ejemplo 1. Empresa pequeña: 500 impresiones mensuales

Una oficina dispone de una impresora que funciona correctamente, imprime principalmente documentos administrativos y apenas necesita asistencia técnica.

• Mantener el equipo: 45 €/mes. Total en 36 meses: 1.620 €.
• Comprar uno nuevo: 55 €/mes. Total en 36 meses: 1.980 €.
• Contratar renting: 75 €/mes. Total en 36 meses: 2.700 €.

El coste efectivo por impresión sería de 0,09 €, 0,11 € y 0,15 €, respectivamente.

Decisión: mantener el equipo actual es la alternativa más económica en este supuesto. Si funciona correctamente y cubre las necesidades, no existe una razón económica suficiente para sustituirlo.

Ejemplo 2. Empresa mediana: 2.500 impresiones mensuales

Una empresa utiliza una multifunción para imprimir facturas, documentación comercial e informes. El equipo actual requiere intervenciones ocasionales y empieza a generar gastos de mantenimiento.

• Mantener el equipo: 180 €/mes. Total en 36 meses: 6.480 €.
• Comprar uno nuevo: 145 €/mes. Total en 36 meses: 5.220 €.
• Contratar renting: 155 €/mes. Total en 36 meses: 5.580 €.

El coste efectivo por impresión sería de 0,072 €, 0,058 € y 0,062 €, respectivamente.

Decisión: comprar un equipo nuevo presenta el menor coste directo en este escenario. El renting queda relativamente cerca, por lo que conviene comprobar qué mantenimiento, asistencia y servicios incluye antes de decidir.

También es necesario revisar si las averías previstas del equipo actual están justificadas por su historial o son simplemente una estimación demasiado pesimista.

Ejemplo 3. Empresa con volumen alto: 8.000 impresiones mensuales

Una empresa utiliza sus equipos de manera intensiva. La impresión forma parte de varios procesos diarios y las interrupciones pueden retrasar tareas de distintos departamentos.

• Mantener el equipo: 650 €/mes. Total en 36 meses: 23.400 €.
• Comprar uno nuevo: 460 €/mes. Total en 36 meses: 16.560 €.
• Contratar renting: 430 €/mes. Total en 36 meses: 15.480 €.

El coste efectivo por impresión sería aproximadamente de 0,0813 €, 0,0575 € y 0,0538 €, respectivamente.

Decisión: el renting ofrece el menor coste directo en este ejemplo. Sin embargo, el resultado depende de que el contrato cubra el volumen previsto y de que las cuotas, mínimos, servicios y posibles excesos estén correctamente incorporados.

Una variación en la proporción de impresiones en color o en las condiciones contractuales podría cambiar la comparación.

Tarifa por copia y coste efectivo por página: no son lo mismo

Uno de los errores más frecuentes al comparar soluciones de impresión es fijarse únicamente en la tarifa por copia.

Una empresa puede recibir una propuesta con una tarifa de 0,01 € por impresión en blanco y negro. Sin embargo, esa cifra no representa necesariamente el coste completo si también existe una cuota fija mensual.

Imagina este contrato hipotético:

• Cuota mensual del equipo: 65 €.
• Tarifa por impresión: 0,01 €.
• Volumen mensual: 2.000 impresiones.
• Gasto variable: 20 €.
• Total mensual antes de papel y otros gastos no incluidos: 85 €.

El coste efectivo sería de 0,0425 € por impresión antes de añadir esos gastos. Aunque la tarifa anunciada sea de un céntimo, el coste real de esta combinación de cuota y volumen supera los cuatro céntimos por página.

Además, conviene revisar los mínimos mensuales, los compromisos de volumen, las impresiones adicionales y las posibles regularizaciones.

Cómo influyen los mínimos de impresión

Supongamos que un contrato exige facturar al menos 3.000 impresiones mensuales a 0,01 €, aunque la empresa solo realice 1.500. El importe variable mínimo sería de 30 €, equivalente a 0,02 € por impresión realmente realizada, sin contar ninguna cuota adicional.

Esto no significa que todos los contratos con mínimos sean desfavorables. Significa que debes comparar el compromiso contratado con el volumen real y sus fluctuaciones.

Por qué el color, el A3 y la doble cara pueden alterar tus cálculos

No todas las impresiones tienen el mismo coste ni se contabilizan necesariamente de la misma manera.

Impresiones en color

Algunos equipos o contratos pueden contabilizar como impresión en color una página que contiene un pequeño logotipo, una línea o un elemento gráfico coloreado.

Si la empresa imprime documentos mayoritariamente en blanco y negro, conviene comprobar cómo se clasifican esas páginas y si existe alguna configuración que permita controlar el uso del color.

Documentos A3

En determinados contratos, una cara A3 puede equivaler a dos impresiones A4 a efectos de facturación. Esta condición debe comprobarse expresamente antes de comparar tarifas.

Impresión a doble cara

La impresión dúplex puede reducir el consumo de papel, pero no necesariamente el número de impresiones facturadas. Dos caras impresas suelen seguir representando dos impresiones de contador.

Por eso, reducir hojas y reducir impresiones no son exactamente lo mismo.

Cuánto cuesta el tiempo que pierde tu empresa con las incidencias

El gasto económico no explica por sí solo todo lo que ocurre alrededor de una impresora.

Cuando un equipo falla, alguien tiene que identificar el problema, avisar al servicio técnico, buscar una alternativa o repetir un trabajo. Ese tiempo deja de dedicarse a otras tareas.

Por ejemplo, una empresa que emplea seis horas mensuales en incidencias y utiliza un coste laboral estimado de 20 € por hora obtiene una valoración de 120 € mensuales, o 1.440 € anuales, de tiempo dedicado a esos problemas.

Esta cantidad no debe sumarse sin más al gasto de impresión y presentarse como dinero recuperable.

Para valorar correctamente su importancia conviene distinguir tres situaciones:

• Tiempo recuperable: los empleados pueden dedicar esas horas a otras tareas necesarias.
• Coste económico evitable: las incidencias provocan horas extraordinarias, servicios externos u otros desembolsos que realmente podrían desaparecer.
• Impacto operativo: las interrupciones retrasan entregas, facturación o procesos que dependen de los documentos.

Esta separación permite justificar una decisión sin atribuir ahorros económicos que todavía no están demostrados.

Cuándo conviene conservar la impresora actual

No siempre interesa cambiar un equipo, incluso cuando existen modelos más modernos o contratos aparentemente atractivos.

Conservar la impresora puede ser la mejor decisión cuando:

• El volumen mensual es reducido o estable.
• El coste de consumibles y mantenimiento sigue siendo razonable.
• Las averías son poco frecuentes.
• El equipo responde a las necesidades actuales de impresión y digitalización.
• No existen problemas relevantes de compatibilidad, seguridad o disponibilidad de repuestos.
• La sustitución no genera una ventaja económica u operativa suficiente.

Antes de invertir también puedes revisar la configuración de impresión, limitar el color cuando no sea necesario, activar la doble cara por defecto o reorganizar el uso de los equipos disponibles.

En ocasiones, estos ajustes permiten controlar el gasto sin adquirir nada nuevo.

Cuándo tiene sentido comprar una impresora nueva o contratar renting

La sustitución empieza a tener sentido cuando el coste futuro de mantener el equipo, sus limitaciones o las interrupciones justifican evaluar otra solución.

Comprar un equipo nuevo

La compra puede resultar interesante cuando el volumen es previsible, la empresa dispone de presupuesto y quiere mantener el equipo durante varios años.

Debes analizar el precio de adquisición, el mantenimiento, los consumibles, la vida útil esperada y el valor que podría conservar al final del periodo.

Contratar renting

El renting puede encajar cuando interesa distribuir los pagos, renovar equipos o contratar una solución con determinados servicios asociados.

No obstante, es fundamental revisar qué incluye realmente la propuesta: mantenimiento, consumibles, asistencia, volumen contratado, condiciones de renovación y posibles penalizaciones.

El renting no es necesariamente más barato que comprar. Su conveniencia depende del coste total, del servicio contratado y de las necesidades de la empresa.

Los cinco errores que pueden falsear una comparativa de impresión

• Comparar periodos diferentes. Una compra inicial no puede compararse directamente con una cuota mensual sin calcular el coste acumulado durante un horizonte común.
• Ignorar las impresiones reales. Utilizar estimaciones en lugar de contadores puede ocultar desviaciones importantes.
• Olvidar los costes incluidos. Añadir tóner o mantenimiento cuando ya están cubiertos por un contrato duplica el gasto calculado.
• Confundir ahorro con productividad. Recuperar tiempo de los empleados no implica automáticamente reducir gastos salariales.
• Suponer que el volumen seguirá igual. Cambios en plantilla, actividad o procesos digitales pueden modificar las necesidades futuras de impresión.

Cómo puede ayudarte Mafosan a revisar tus costes de impresión

Calcular cuánto cuesta imprimir en una empresa es el primer paso. El siguiente consiste en interpretar los resultados y comprobar qué cambios tienen sentido.

En Mafosan, como empresa especializada en impresión profesional y soluciones de renting para empresas, podemos ayudarte a revisar el parque de impresoras, los contadores, los costes asociados y las alternativas disponibles.

El objetivo no tiene por qué ser sustituir los equipos. También puede consistir en identificar configuraciones inadecuadas, gastos de mantenimiento elevados, impresiones en color innecesarias o contratos que no se ajustan al volumen real.

Si quieres conocer el coste efectivo de impresión de tu empresa, podemos revisar tus contadores, facturas y condiciones actuales para comparar cuánto te costaría mantener, comprar o contratar renting. Así podrás decidir con cifras comparables, en lugar de hacerlo únicamente por una cuota mensual o una tarifa por copia.