Comparar dos ofertas de renting de impresoras por el precio de la copia puede llevar a una decisión equivocada. Una propuesta puede ofrecer una cuota mensual más baja, pero cobrar más por impresión. Otra puede tener mejores precios por página, pero incluir mínimos de consumo, condiciones diferentes para el color o una cuota superior.
Además, una «copia» no siempre equivale a una hoja física. El contador puede registrar cada cara impresa, una página A3 puede tener un tratamiento diferente a una A4 y un documento aparentemente en blanco y negro puede contabilizarse como color si contiene determinados elementos.
La comparación correcta consiste en utilizar el mismo escenario de impresión para todas las propuestas y calcular tanto el coste mensual como el coste durante toda la duración del contrato.
El coste por copia solo es comparable cuando sabes qué contabiliza la máquina, qué servicios incluye el contrato y qué volumen estás utilizando como referencia.
¿Qué es el coste por copia en un renting de impresoras?
El coste por copia es el importe asociado a cada impresión registrada por el contador del equipo. Habitualmente existe un precio para las impresiones en blanco y negro y otro para las impresiones en color.
Pero conviene separar dos conceptos que no siempre forman parte del mismo contrato.
Por un lado está el renting o financiación del equipo, que puede generar una cuota mensual durante un determinado periodo. Por otro está el contrato de mantenimiento o pago por copia, que puede cubrir consumibles, asistencia técnica y otros servicios.
Ambos pueden contratarse conjuntamente, pero también pueden existir como contratos separados e incluso intervenir proveedores diferentes.
Por tanto, para conocer el coste real no basta con mirar el precio por página. Hay que sumar todos los conceptos asociados al uso del equipo.
Una copia de contador no siempre equivale a una hoja
Este detalle puede alterar considerablemente cualquier estimación de volumen.
Los equipos suelen contabilizar las caras impresas. Si utilizas una hoja de papel y la imprimes por las dos caras, puedes consumir una sola hoja física pero generar dos impresiones en el contador.
Esto significa que una empresa que compra 3.000 hojas de papel al mes podría estar realizando bastantes más de 3.000 impresiones facturables si utiliza habitualmente impresión dúplex.
Por eso, para comparar ofertas es preferible utilizar los contadores reales de las máquinas actuales en lugar de intentar deducir el volumen a partir del consumo de cajas de papel.
¿Cómo puede contabilizarse una impresión A3?
El formato también puede afectar al cálculo.
Dependiendo de las condiciones del contrato y de cómo esté configurado el sistema de contabilización, una impresión A3 puede tener un coste específico o computar como el equivalente a dos páginas A4.
Una empresa que imprime planos, hojas de cálculo, cartelería interna o documentación comercial en A3 debería comprobar este punto antes de comparar presupuestos.
Si una oferta trata un A3 como una impresión y otra como dos A4, los precios publicados por página dejan de ser directamente comparables.
Una página con poco color puede contabilizarse como impresión en color
Otro punto que conviene revisar es qué considera el equipo una página en color.
Una página aparentemente sencilla puede contener un logotipo, una línea, un hipervínculo, un icono o cualquier otro elemento de color. Dependiendo del equipo, del controlador y de cómo se procese el documento, esa página puede registrarse como impresión en color.
El problema aparece cuando los usuarios creen que están imprimiendo mayoritariamente en blanco y negro, pero los contadores muestran un porcentaje de color muy superior al esperado.
Como el coste por página color suele diferir del blanco y negro, esta desviación puede tener un impacto relevante en empresas con mucho volumen.
Antes de contratar conviene revisar los contadores actuales y no estimar el porcentaje de color únicamente preguntando a los usuarios.
Aviso estratégico
Si una empresa utiliza plantillas con logotipos, firmas, enlaces o elementos gráficos en color, conviene comprobar cómo se están contabilizando realmente esas páginas antes de calcular el coste futuro.
¿Qué suele incluir el coste por copia?
La cobertura exacta depende de cada contrato. En servicios de impresión gestionada, el precio por página puede incluir diferentes combinaciones de consumibles, mantenimiento y asistencia.
Antes de comparar dos propuestas, comprueba específicamente si incluyen:
- Tóner o consumibles de impresión.
- Piezas de desgaste.
- Repuestos derivados de determinadas averías.
- Mano de obra técnica.
- Desplazamientos.
- Mantenimiento preventivo, cuando proceda.
- Envío o gestión de consumibles.
- Lectura y monitorización automática de contadores.
También hay que comprobar qué queda fuera. El papel, por ejemplo, normalmente debe analizarse como un coste separado salvo que la propuesta indique expresamente lo contrario.
Lo importante es no asumir que dos ofertas que utilizan la expresión «coste por copia» ofrecen exactamente la misma cobertura.
La fórmula correcta depende de cómo esté estructurado el contrato
En un contrato sencillo sin páginas incluidas, puedes estimar el coste mensual utilizando la cuota del equipo y multiplicando las impresiones realizadas por sus respectivos precios.
Coste mensual estimado = cuota + (impresiones B/N × precio B/N) + (impresiones color × precio color)
Sin embargo, muchos contratos incorporan mínimos, franquicias, bolsas de páginas u otros compromisos.
En esos casos es más útil utilizar una fórmula general:
Coste mensual = cuota + mínimos comprometidos + copias adicionales + conceptos no incluidos
Después habrá que adaptar cada partida a las condiciones concretas de la propuesta.
Por ejemplo, si el contrato obliga a pagar un mínimo mensual aunque no se utilicen todas las páginas, ese importe debe entrar en la comparación. Lo mismo ocurre si las páginas que exceden ese mínimo tienen otro precio.
Ejemplo de comparación entre dos ofertas
Imagina una pyme que registra aproximadamente 4.000 impresiones en blanco y negro y 800 en color cada mes.
Recibe dos propuestas hipotéticas, ambas sin mínimos de consumo.
Oferta A: cuota de 50 euros al mes, 0,008 euros por impresión B/N y 0,060 euros por impresión color.
Oferta B: cuota de 65 euros al mes, 0,006 euros por impresión B/N y 0,045 euros por impresión color.
En la oferta A:
50 + (4.000 × 0,008) + (800 × 0,060) = 130 euros mensuales.
En la oferta B:
65 + (4.000 × 0,006) + (800 × 0,045) = 125 euros mensuales.
Con ese volumen concreto, la segunda propuesta tendría un coste mensual estimado 5 euros inferior.
Pero esa cifra todavía no permite decidir por sí sola. Habría que comprobar si ambas incluyen los mismos consumibles, piezas, desplazamientos y condiciones de asistencia, además de analizar la duración total de los contratos.
El porcentaje de color puede cambiar completamente la comparación
Para pedir una propuesta no basta con indicar que una empresa imprime, por ejemplo, 5.000 páginas mensuales.
El resultado económico puede ser muy diferente si son 4.750 páginas B/N y 250 color o si son 2.500 de cada tipo.
La situación se complica todavía más si parte del supuesto blanco y negro está siendo contabilizado como color por pequeños elementos gráficos.
La referencia más útil son los contadores históricos del equipo. Si es posible, conviene utilizar varios meses para evitar que una campaña puntual o un periodo de poca actividad distorsione la estimación.
¿Existen mínimos de impresión o páginas incluidas?
Algunas propuestas establecen un mínimo mensual, mientras que otras incluyen una determinada cantidad de páginas dentro de una cuota.
Esta diferencia importa especialmente en empresas con actividad irregular.
Si un mes realizas 8.000 impresiones y otro 2.000, necesitas saber qué ocurre con las páginas que no utilizas, si existe un importe mínimo obligatorio y a qué precio se facturan los excesos.
También debes comprobar si las páginas B/N y color forman bolsas independientes o si existe alguna otra regla de contabilización.
El servicio técnico también forma parte del coste real
Un precio por copia muy competitivo pierde valor si determinadas intervenciones se facturan aparte o si la cobertura técnica no responde a las necesidades de la empresa.
Conviene revisar qué ocurre con:
- Averías.
- Piezas y repuestos.
- Mano de obra.
- Desplazamientos.
- Consumibles.
- Incidencias que no puedan resolverse inmediatamente.
El coste de una impresora parada tampoco aparece directamente en el precio por copia. Si varias personas dependen del mismo equipo para imprimir, escanear o preparar documentación, una interrupción prolongada puede generar más coste operativo que unas décimas de céntimo de diferencia entre proveedores.
No compares solo el coste mensual: calcula el coste total del contrato
Una propuesta puede resultar ligeramente más barata cada mes y ser más cara cuando analizas toda la duración contractual.
Para comparar correctamente, además del gasto mensual estimado, deberías revisar:
- Duración del renting o contrato de servicio.
- Posibles actualizaciones de las tarifas.
- Periodo de permanencia.
- Condiciones de cancelación anticipada.
- Condiciones de devolución del equipo.
- Posibles costes al finalizar el contrato.
- Servicios que puedan facturarse fuera de la cuota o del coste por copia.
Después puedes calcular una estimación del coste total durante el periodo previsto.
Coste total estimado = suma de cuotas + coste de impresión previsto + mínimos + actualizaciones conocidas + otros conceptos contractuales aplicables
Si algunas variables futuras no pueden conocerse de antemano, al menos deberían identificarse antes de tomar la decisión.
Evita dimensionar el equipo a partir del precio por copia
Otro error es seleccionar una máquina demasiado grande simplemente porque ofrece un precio por página inferior.
Un equipo preparado para mucho más volumen puede tener un coste unitario atractivo, pero también una cuota superior y prestaciones que la empresa nunca utilizará.
Primero hay que determinar qué necesita realmente la oficina: volumen, formatos, velocidad, escaneo, acabado, número de usuarios y disponibilidad necesaria.
Después se comparan las alternativas económicas que cumplen esos requisitos.
Cuándo basta con optimizar el entorno actual
No todos los problemas de coste justifican cambiar de impresora o contratar un nuevo servicio.
Si el volumen es bajo, el equipo funciona correctamente y la diferencia económica entre alternativas es pequeña, puede resultar más útil revisar la configuración existente.
Algunas medidas sencillas pueden ser:
- Configurar el blanco y negro como opción predeterminada cuando tenga sentido.
- Revisar documentos que generan color innecesariamente.
- Utilizar impresión dúplex cuando sea apropiado.
- Eliminar impresoras poco utilizadas.
- Reorganizar el parque para evitar equipos sobredimensionados.
En estos casos, la mejora puede venir de la configuración y de los procedimientos internos, no necesariamente de sustituir el hardware.
Cuándo conviene analizar el coste por copia en profundidad
El análisis resulta especialmente relevante cuando hay un volumen elevado, muchas páginas en color, equipos A3, varias impresoras, contratos de varios años o propuestas con estructuras económicas muy diferentes.
También merece una revisión detallada cuando no queda claro qué consumibles y piezas están incluidos o cuando existen mínimos y revisiones de tarifa.
Cuanto mayor sea el volumen y la duración del contrato, más importante es eliminar pequeñas diferencias de interpretación antes de firmar.
Checklist para comparar dos ofertas de renting de impresoras
Antes de elegir, deberías poder responder a estas preguntas en todas las propuestas:
- ¿Cuál es la cuota mensual del equipo?
- ¿El renting y el mantenimiento están incluidos en el mismo contrato?
- ¿Cuánto cuesta cada impresión B/N?
- ¿Cuánto cuesta cada impresión color?
- ¿La máquina contabiliza caras impresas?
- ¿Cómo se contabiliza la impresión dúplex?
- ¿Cómo se facturan las páginas A3?
- ¿Qué considera el equipo una impresión color?
- ¿Existen páginas incluidas o mínimos obligatorios?
- ¿Cómo se facturan las páginas adicionales?
- ¿Qué consumibles están cubiertos?
- ¿Qué piezas y repuestos están incluidos?
- ¿Están incluidos mano de obra y desplazamientos?
- ¿Puede actualizarse el precio por copia?
- ¿Cuál es la duración del contrato?
- ¿Qué condiciones existen para cancelarlo anticipadamente?
- ¿Qué ocurre con el equipo al finalizar?
- ¿Puede aparecer algún gasto adicional al término del contrato?
Regla práctica
Si dos presupuestos no utilizan la misma base de cálculo, primero hay que normalizarlos. Utiliza los mismos contadores, el mismo reparto B/N-color, el mismo tratamiento del A3 y el mismo periodo contractual antes de comparar el resultado económico.
Cómo puede ayudarte Mafosan a comparar el coste real de impresión
En Mafosan podemos analizar los contadores actuales, el reparto entre blanco y negro y color, el uso de A3, el número de equipos y las necesidades reales de cada puesto antes de valorar una propuesta de renting de impresoras.
También podemos ayudarte a separar el coste del equipo del mantenimiento y del pago por copia para que varias ofertas puedan compararse utilizando la misma base.
Si ya tienes presupuestos, el análisis debería centrarse en cuatro puntos: cuánto imprimirás realmente, cómo se contabilizan esas impresiones, qué servicios cubre cada propuesta y cuál será el coste estimado durante toda la vigencia contractual.
Si tienes tus contadores actuales y varias ofertas, Mafosan puede ayudarte a revisar cuotas, costes por copia, mínimos, coberturas y condiciones para detectar diferencias antes de firmar.
