Contrato de renting de impresoras: qué incluye y qué comprobar antes de firmar

Dos ofertas de renting de impresoras pueden tener una cuota mensual muy parecida y terminar suponiendo costes muy diferentes para una empresa.

La diferencia suele estar en las condiciones del contrato: volumen de impresión, precio por copia, consumibles, piezas, instalación, asistencia técnica, duración o penalizaciones por cancelación.

Por eso, antes de elegir proveedor, no conviene comparar únicamente la cuota mensual. Hay que comprobar qué incluye realmente el contrato de renting y qué costes pueden aparecer durante su vigencia.

Una cuota mensual baja no significa necesariamente que una oferta sea más económica. El coste real depende del equipo, las páginas impresas, el mantenimiento, los consumibles y las condiciones del contrato.

¿Qué debería especificar un contrato de renting de impresoras?

Las condiciones pueden variar entre proveedores, pero cualquier propuesta debería permitir conocer claramente:

• Qué equipo se instalará.
• Si la máquina es nueva o reacondicionada.
• Qué incluye la instalación.
• Cuál es la cuota y cómo puede actualizarse.
• Si existen copias incluidas o mínimos mensuales.
• Cuánto cuesta imprimir en blanco y negro y en color.
• Qué consumibles están incluidos.
• Qué piezas y trabajos cubre el mantenimiento.
• Cómo funciona el servicio técnico.
• Qué sucede durante una avería prolongada.
• Cuál es la duración del contrato.
• Qué penalización existe por una cancelación anticipada.
• Qué ocurre con el equipo cuando termina el contrato.
• Cómo se gestionan los datos almacenados en la máquina.

El objetivo es poder calcular el coste total del servicio y saber qué nivel de soporte recibirá la empresa durante toda la relación contractual.

1. Qué equipo se va a instalar

El contrato debería identificar claramente el equipo incluido en la oferta.

No basta con indicar que se suministrará una impresora o fotocopiadora multifunción. Conviene conocer, como mínimo:

• Marca y modelo.
• Velocidad de impresión.
• Impresión en color o blanco y negro.
• Formatos de papel admitidos.
• Número y capacidad de bandejas.
• Alimentador automático de documentos.
• Impresión automática a doble cara.
• Opciones de acabado.
• Accesorios instalados.

También debería especificarse si se trata de un equipo nuevo o reacondicionado.

Un equipo reacondicionado puede ser adecuado para determinadas empresas y volúmenes de trabajo, pero esa circunstancia debería conocerse antes de firmar.

2. Instalación y puesta en marcha

Entregar la máquina en la oficina no significa necesariamente que esté preparada para trabajar.

Conviene comprobar si la instalación incluye:

• Transporte.
• Instalación física.
• Conexión a la red.
• Instalación de drivers.
• Configuración de impresión.
• Escaneo a correo electrónico.
• Escaneo a carpetas de red.
• Configuración de usuarios.
• Formación básica.

Este punto cobra especial importancia cuando la empresa utiliza carpetas compartidas, servidores, diferentes departamentos o sistemas de gestión documental.

Una máquina instalada físicamente pero sin los flujos de impresión y digitalización correctamente configurados todavía no está completamente preparada para trabajar.

3. La cuota mensual no es necesariamente el coste real

La cuota suele ser la cifra más visible de una propuesta de renting, pero analizar únicamente ese importe puede llevar a conclusiones equivocadas.

Una oferta con una cuota inferior puede incorporar posteriormente:

• Un precio por copia más elevado.
• Un mínimo mensual de impresión.
• Piezas no cubiertas.
• Servicios de instalación adicionales.
• Determinados consumibles excluidos.
• Limitaciones en el servicio técnico.

Por eso conviene analizar conjuntamente:

• Cuota periódica.
• Duración del contrato.
• Volumen de impresión.
• Precio por página.
• Servicios incluidos.
• Gastos adicionales.
• Condiciones de revisión de precios.

4. Copias incluidas y mínimos de facturación

Las condiciones relacionadas con el volumen de impresión pueden cambiar significativamente el coste final.

Algunos contratos incluyen un determinado número de páginas. Otros funcionan exclusivamente mediante un coste por copia y también pueden existir propuestas con mínimos mensuales de facturación.

Antes de contratar conviene responder a estas preguntas:

• ¿Existe un número determinado de páginas incluidas?
• ¿Hay un consumo mínimo mensual?
• ¿Qué ocurre si la empresa imprime menos?
• ¿Las páginas no utilizadas se acumulan?
• ¿Cómo se obtienen los contadores?
• ¿Con qué frecuencia se regulariza o factura el consumo?

Este apartado resulta especialmente importante en empresas cuyo volumen de impresión cambia mucho entre unos meses y otros.

5. Precio por copia en blanco y negro y color

El contrato debería indicar claramente cuánto cuesta imprimir cada página.

Normalmente se diferencia entre:

• Impresión en blanco y negro.
• Impresión en color.

La proporción entre ambos tipos de impresión puede tener un efecto importante sobre el coste.

Una empresa que imprime principalmente facturas, contratos o documentación administrativa en blanco y negro puede tener un perfil completamente diferente al de otra que utiliza habitualmente presentaciones, propuestas comerciales o documentos en color.

Por tanto, para comparar ofertas conviene utilizar el volumen real de impresión de la empresa y su distribución aproximada entre blanco y negro y color.

6. Qué consumibles están realmente incluidos

Una de las expresiones más habituales en las ofertas de impresión es “tóner incluido”.

Pero tóner incluido no significa necesariamente que todos los consumibles y elementos de desgaste estén incluidos.

Conviene comprobar específicamente qué ocurre con:

• Tóner.
• Tambores.
• Unidades de imagen.
• Fusores.
• Rodillos.
• Cajas de residuos.
• Grapas.
• Otros elementos de desgaste.

Dependiendo del proveedor y del contrato, algunos elementos pueden formar parte del mantenimiento mientras que otros pueden quedar excluidos.

Lo importante es que esas condiciones estén definidas antes de contratar.

7. Qué cubre el mantenimiento

El mantenimiento es uno de los elementos que más puede diferenciar dos propuestas aparentemente similares.

Conviene comprobar si están incluidos:

• Mano de obra.
• Desplazamiento del técnico.
• Diagnóstico.
• Piezas.
• Mantenimiento preventivo.
• Asistencia remota.
• Intervenciones necesarias para mantener el equipo operativo.

También deberían revisarse las exclusiones.

Por ejemplo, determinadas averías provocadas por golpes, manipulaciones incorrectas o circunstancias externas podrían quedar fuera del mantenimiento contratado.

8. Servicio técnico y tiempos de respuesta

Para una empresa que utiliza diariamente su sistema de impresión, una avería puede afectar directamente al trabajo de varios empleados.

Por eso, una pequeña diferencia en la cuota puede ser menos importante que la calidad del servicio técnico.

Antes de contratar conviene preguntar:

• ¿Cuál es el horario del servicio técnico?
• ¿Cómo se comunica una incidencia?
• ¿Existe soporte remoto?
• ¿Cuál es el tiempo habitual de respuesta?
• ¿Desde dónde se desplazan los técnicos?
• ¿Qué ocurre si la avería no puede solucionarse en la primera intervención?

No basta con saber que “el mantenimiento está incluido”. Es importante entender cómo se presta realmente ese servicio cuando aparece un problema.

9. Qué sucede durante una avería prolongada

Es una cuestión que muchas empresas no plantean hasta que aparece una avería importante.

Conviene conocer qué solución ofrece el proveedor si el equipo no puede repararse rápidamente.

Dependiendo del servicio contratado podrían contemplarse diferentes opciones:

• Reparación en las instalaciones del cliente.
• Retirada del equipo para su reparación.
• Instalación temporal de otra máquina.
• Sustitución del equipo cuando la reparación no resulte viable.

Este punto puede ser especialmente relevante cuando toda una oficina depende de una única multifunción.

10. Duración, permanencia y cancelación anticipada

Antes de firmar hay que conocer exactamente durante cuánto tiempo permanecerá vigente el contrato.

Revisa:

• Fecha de inicio.
• Duración contractual.
• Periodo de permanencia.
• Condiciones de renovación.
• Plazo necesario para comunicar la baja.
• Consecuencias de una cancelación anticipada.

Una cuota muy competitiva puede estar vinculada a un compromiso contractual más largo.

Por eso, precio y duración deben analizarse conjuntamente.

11. Cómo pueden actualizarse los precios

En contratos de varios años también conviene comprobar si determinadas tarifas pueden modificarse durante su vigencia.

La revisión podría afectar, dependiendo de las condiciones acordadas, a conceptos como:

• Cuota del equipo.
• Precio por copia.
• Servicios adicionales.

El contrato debería explicar claramente si existen mecanismos de actualización y bajo qué condiciones pueden aplicarse.

12. Qué ocurre cuando termina el contrato

El final del renting debería estar definido desde el principio.

Dependiendo de las condiciones contratadas pueden existir diferentes posibilidades:

• Devolución del equipo.
• Retirada por parte del proveedor.
• Renovación del contrato.
• Sustitución por otro equipo.
• Prórroga.
• Posible adquisición cuando el contrato contemple esa opción.

También conviene comprobar si la retirada del equipo genera algún coste adicional.

13. Qué ocurre con los datos almacenados en la impresora

Las impresoras y fotocopiadoras profesionales actuales son dispositivos informáticos conectados a la red y algunos modelos incorporan sistemas de almacenamiento interno.

Durante su utilización pueden procesar documentos que contienen:

• Facturas.
• Contratos.
• Nóminas.
• Documentación de clientes.
• Datos personales.
• Información confidencial.

Por eso, cuando se sustituye o retira una máquina, conviene saber cómo se gestionará la información almacenada.

Entre las cuestiones que deberían aclararse están:

• Si se realiza un borrado de los datos.
• Quién es responsable de realizarlo.
• Qué sucede si se sustituye una unidad de almacenamiento.
• Cómo se gestiona la información antes de retirar definitivamente el equipo.

Este apartado es especialmente relevante para empresas y despachos que gestionan documentación confidencial o datos personales.

Renting, mantenimiento y coste por copia no son exactamente lo mismo

Es habitual utilizar estos conceptos como si fueran equivalentes, pero conviene diferenciarlos.

Renting

Está relacionado principalmente con la utilización del equipo durante un periodo determinado y las condiciones económicas asociadas a esa operación.

Mantenimiento

Cubre los trabajos y servicios necesarios para mantener el equipo operativo según las condiciones contratadas.

Coste por copia

Establece el importe asociado al volumen de páginas impresas, normalmente diferenciando blanco y negro y color.

Dependiendo del proveedor, estos conceptos pueden aparecer agrupados dentro de una misma propuesta o estructurados mediante acuerdos diferentes.

Por eso, más que fijarse únicamente en cómo se presenta la oferta, conviene conocer qué servicios recibe realmente la empresa y cuánto terminará pagando por ellos.

Lo que muchas ofertas no dejan suficientemente claro

Cuando compares contratos, presta especial atención a estos puntos.

¿Existe un mínimo mensual?

Comprueba si existe una cantidad mínima de impresión o facturación aunque la empresa utilice menos páginas.

¿Cuánto cuesta superar el volumen previsto?

Revisa el precio aplicable cuando se supera el número de páginas contratado o estimado.

¿Cuál es la diferencia entre color y blanco y negro?

Un precio competitivo en blanco y negro puede no resultar igual de competitivo cuando existe un volumen importante de impresión en color.

¿Qué consumibles están excluidos?

No des por supuesto que todos los elementos de desgaste están incluidos simplemente porque el tóner sí lo esté.

¿Está incluida toda la instalación?

Comprueba transporte, puesta en marcha, red, drivers y configuración de escaneo.

¿Qué ocurre durante una avería prolongada?

Pregunta qué alternativa existe cuando el equipo no puede volver a funcionar en un periodo razonable.

¿Pueden cambiar las tarifas?

Revisa las condiciones de actualización de cuotas y precios por página durante la duración del contrato.

¿Qué ocurre si quieres cancelar?

Comprueba el procedimiento y las consecuencias económicas de finalizar el contrato antes del plazo establecido.

¿Existe renovación automática?

Revisa cómo funciona la renovación y con cuánto tiempo debe comunicarse la intención de no continuar.

Cómo comparar dos ofertas de renting correctamente

La forma más útil de comparar contratos es aplicar exactamente el mismo escenario a todas las propuestas.

Por ejemplo, imagina una empresa que estima:

• 3.000 páginas mensuales en blanco y negro.
• 1.000 páginas mensuales en color.
• 48 meses de utilización.

Para cada oferta habría que calcular la suma de:

• Cuotas durante todo el periodo.
• Coste de impresión en blanco y negro.
• Coste de impresión en color.
• Servicios adicionales no incluidos.
• Otros gastos previstos contractualmente.

Después habría que comparar también los aspectos que no pueden reducirse simplemente a una cifra:

• Características del equipo.
• Calidad del servicio técnico.
• Tiempo de respuesta.
• Consumibles incluidos.
• Piezas incluidas.
• Condiciones de permanencia.
• Condiciones de finalización.

Para saber qué oferta resulta más adecuada no compares solo lo que pagarás el primer mes. Compara qué tendrás, qué servicios recibirás y cuánto puede costarte el contrato completo.

Checklist antes de firmar un contrato de renting de impresoras

Antes de aceptar una propuesta deberías poder responder claramente a estas preguntas.

Sobre el equipo

• ¿Qué modelo exacto van a instalar?
• ¿Es nuevo o reacondicionado?
• ¿Incluye los accesorios que necesita la empresa?

Sobre la instalación

• ¿Está incluido el transporte?
• ¿Incluye configuración de red?
• ¿Incluye drivers?
• ¿Incluye configuración de escaneo?

Sobre los costes

• ¿Cuál es la cuota?
• ¿Existe un mínimo mensual?
• ¿Cuánto cuesta cada página en blanco y negro?
• ¿Cuánto cuesta cada página en color?
• ¿Existen otros cargos?
• ¿Pueden revisarse los precios?

Sobre el mantenimiento

• ¿Está incluido el desplazamiento?
• ¿Está incluida la mano de obra?
• ¿Están incluidas las piezas?
• ¿Qué consumibles están cubiertos?
• ¿Qué conceptos están expresamente excluidos?

Sobre el servicio técnico

• ¿Cuál es el horario de atención?
• ¿Cómo se comunica una incidencia?
• ¿Existe asistencia remota?
• ¿Qué ocurre si la avería no puede resolverse rápidamente?

Sobre el contrato

• ¿Cuál es la duración?
• ¿Existe permanencia?
• ¿Qué ocurre si se cancela anticipadamente?
• ¿Existe renovación automática?
• ¿Con cuánto tiempo debe comunicarse una baja?

Sobre la finalización

• ¿Quién retira la máquina?
• ¿La retirada tiene algún coste?
• ¿Qué ocurre con los datos almacenados?
• ¿Existe posibilidad de renovación o sustitución?

Si una propuesta no permite responder claramente a estas cuestiones, conviene resolverlas antes de firmar.

Un buen contrato debe permitir prever cuánto vas a pagar

El renting de una impresora no debería valorarse únicamente buscando la cuota mensual más baja.

Un contrato bien planteado debería permitir que la empresa conozca:

• Qué equipo utilizará.
• Cuánto puede costarle aproximadamente.
• Qué servicios están incluidos.
• Cómo se resolverán las averías.
• Qué costes pueden aparecer durante el contrato.
• Cómo puede finalizar la relación contractual.

Cuanto más claras sean estas condiciones desde el principio, menor será el riesgo de encontrar gastos o limitaciones que no se habían tenido en cuenta.