Cambiar de proveedor de renting de impresoras no debería dejar a tu empresa sin imprimir, escanear o gestionar documentos. Sin embargo, una sustitución mal coordinada puede provocar que los equipos nuevos estén instalados mientras los empleados siguen sin poder utilizarlos.
El problema no suele estar en conectar una impresora a la red, sino en recuperar las funciones que la oficina utiliza diariamente: impresión desde aplicaciones de gestión, escaneo a carpetas compartidas, permisos de usuario o envío de documentos por correo electrónico.
Para cambiar de proveedor sin interrumpir la actividad, debes revisar el contrato vigente, preparar la configuración de los nuevos equipos, comprobar que funcionan los procesos críticos y coordinar la retirada de los anteriores. Siempre que sea posible, conviene validar el nuevo servicio antes de desconectar el antiguo.
1. Antes de cambiar de proveedor, revisa tu contrato de renting
El primer riesgo aparece incluso antes de sustituir las máquinas: comprometerte con un nuevo proveedor sin conocer las condiciones de salida del anterior.
Revisa el contrato y comprueba estos aspectos:
- Fecha de vencimiento: cuándo finaliza el contrato y si existe renovación automática.
- Plazo de preaviso: con cuánta antelación debes comunicar que no quieres renovarlo y por qué procedimiento.
- Cancelación anticipada: qué consecuencias económicas tendría finalizarlo antes de tiempo.
- Propiedad de los equipos: quién es el arrendador y quién debe gestionar o autorizar su devolución.
- Retirada y liquidación: quién paga el transporte, cómo se registran los contadores finales y qué importes quedan pendientes.
Ten en cuenta que la empresa que realiza el mantenimiento puede no ser la propietaria de las impresoras. Por eso, comunicar la baja al servicio técnico no siempre equivale a cancelar correctamente el contrato de renting.
También conviene confirmar por escrito la recepción de la comunicación y conservar la documentación relacionada con la finalización del servicio.
Si tu contrato todavía tiene permanencia, compara el coste de esperar al vencimiento con el de cambiar anticipadamente. Una cuota aparentemente más económica puede dejar de serlo si debes asumir penalizaciones o mantener temporalmente dos contratos.
2. Analiza qué equipos y funciones necesita realmente tu empresa
Cambiar de proveedor no significa necesariamente sustituir cada impresora por otra equivalente.
Antes de solicitar una propuesta, revisa cuánto imprime tu empresa, qué departamentos utilizan las máquinas y qué funciones son imprescindibles. Es posible que el parque actual esté sobredimensionado o que una única multifunción concentre demasiado trabajo.
El inventario debería recoger:
- Equipos actuales, ubicaciones, números de serie y contadores.
- Volumen de impresión en blanco y negro y color.
- Necesidades de A3, doble cara y acabados específicos.
- Ordenadores, servidores y aplicaciones desde los que se imprime.
- Destinos de escaneo, carpetas compartidas y cuentas de correo.
- Usuarios, permisos y funciones de impresión confidencial.
Presta especial atención a los procesos que dependen de las multifuncionales. Una asesoría puede necesitar escanear documentación directamente a carpetas de clientes, mientras que un departamento administrativo puede imprimir desde su programa de facturación.
En estos casos, instalar una máquina compatible con la red no garantiza que todas las funciones anteriores continúen disponibles.
Este análisis también permite detectar oportunidades de simplificación. Si una impresora apenas se utiliza, quizá no sea necesario contratar otra. Y si dos departamentos comparten un equipo que genera esperas constantes, puede ser razonable revisar su distribución.
3. Cómo organizar el cambio de impresoras sin detener el trabajo
La transición debe prepararse antes de la fecha de instalación. Lo importante es que exista una secuencia acordada entre tu empresa, el proveedor entrante y, cuando corresponda, el proveedor saliente.
Prepara la instalación antes de recibir las máquinas
El nuevo proveedor necesita conocer la infraestructura donde trabajarán los equipos: conexiones de red, direcciones IP, sistemas operativos, servidores de impresión y aplicaciones que utilizan los empleados.
Si trabajas con Microsoft 365, servidores locales o soluciones de impresión en la nube, comprueba las compatibilidades y los requisitos de configuración. No debe suponerse que todas las funciones de una multifunción estarán disponibles automáticamente con cualquier sistema.
También hay que establecer quién configurará los ordenadores, las colas de impresión, los destinos de escaneo y los permisos. Si estas tareas corresponden al departamento informático, su intervención debe estar prevista antes de la instalación.
Instala y prueba los nuevos equipos antes de retirar los anteriores
Cuando el contrato y el espacio lo permitan, la opción más segura es mantener temporalmente las impresoras antiguas mientras se ponen en funcionamiento las nuevas.
Este solapamiento permite comprobar las funciones habituales sin depender exclusivamente de los dispositivos recién instalados.
Si no es posible mantener ambos parques, conviene programar una sustitución coordinada fuera de los momentos de mayor actividad y disponer de una alternativa para los trabajos urgentes.
La retirada del proveedor anterior debe quedar acordada con antelación. No conviene basar la continuidad del servicio en una fecha de entrega que todavía no está confirmada.
4. Las pruebas que debes superar antes de retirar las impresoras antiguas
Una página de prueba impresa correctamente no demuestra que la oficina esté preparada para trabajar con los nuevos equipos.
Antes de autorizar la retirada, comprueba estas funciones según las necesidades reales de tu empresa:
- Impresión: documentos desde los ordenadores, aplicaciones de gestión y servidores habituales.
- Configuración: blanco y negro, color, doble cara, bandejas y formatos utilizados.
- Digitalización: escaneo a carpetas, correo electrónico y otros destinos configurados.
- Seguridad: permisos de acceso, autenticación e impresión confidencial.
- Usuarios: disponibilidad de los nuevos equipos para los departamentos correspondientes.
- Soporte: identificación del canal al que acudir si aparece una incidencia.
Las pruebas deben realizarse con documentos y aplicaciones representativos, no únicamente desde el ordenador del técnico instalador.
Cuándo dar por finalizada la migración
No consideres completado el cambio hasta comprobar que los procesos críticos funcionan, que los usuarios pueden utilizar los equipos y que las incidencias pendientes tienen responsable y solución prevista. Si una función imprescindible falla, conserva una alternativa operativa hasta resolverlo, siempre que las condiciones de la transición lo permitan.
Esta comprobación es especialmente importante cuando se utilizan aplicaciones de gestión específicas, escaneo automatizado o sistemas de impresión con autenticación de usuarios.
En una oficina sencilla, las pruebas pueden ser relativamente breves. En un entorno con varios departamentos, sedes o integraciones, conviene documentar los resultados y obtener la conformidad de las personas responsables.
5. Ejemplo práctico: cambio de renting en una pyme de 25 empleados
Imaginemos una empresa de 25 empleados con dos multifuncionales en renting. Una está destinada a administración, donde se imprimen facturas y se escanean documentos; la segunda da servicio al resto de departamentos.
El contrato está próximo a finalizar y la empresa ha decidido cambiar de proveedor.
Una transición razonable podría desarrollarse así:
- Primero: confirmar el vencimiento, comunicar la no renovación según el contrato y acordar las condiciones de retirada.
- Después: inventariar las configuraciones actuales, especialmente las carpetas de escaneo y las aplicaciones administrativas.
- Durante la instalación: configurar la nueva multifunción de administración y probar la impresión de facturas y la digitalización documental.
- Antes de retirar los equipos: comprobar el funcionamiento de la segunda máquina y confirmar que los empleados pueden trabajar con normalidad.
- Al finalizar: registrar los contadores, gestionar el borrado de información y conservar los justificantes de devolución.
Este es un ejemplo hipotético, no un proyecto real de Mafosan.
La enseñanza principal es que el número de máquinas no determina por sí solo la dificultad de la migración. Dos multifuncionales conectadas a procesos administrativos pueden requerir más preparación que varios equipos utilizados únicamente para imprimir documentos básicos.
6. Costes y riesgos que debes comprobar antes de firmar con otro proveedor
Al cambiar de empresa de renting de impresoras, no compares únicamente la cuota mensual. Dos propuestas con cuotas similares pueden generar costes muy diferentes.
Para valorar correctamente las alternativas, utiliza el mismo periodo contractual y una estimación comparable de impresiones.
- Cuota fija: importe mensual y servicios incluidos.
- Coste por copia: tarifas de blanco y negro y color, mínimos y posibles diferencias de contabilización.
- Mantenimiento: consumibles, piezas, desplazamientos, cobertura y exclusiones.
- Instalación: transporte, configuración de ordenadores, escaneo e integraciones.
- Condiciones de servicio: asistencia técnica, tiempos comprometidos y procedimiento ante averías.
- Gastos de transición: retirada de los equipos antiguos, liquidaciones y posibles penalizaciones.
Una oferta con una cuota más baja puede terminar siendo más cara si aumenta el coste de las impresiones en color o deja fuera tareas de configuración necesarias.
También debes comprobar quién asume la resolución de problemas durante el cambio. Si el proveedor entrante instala las máquinas, pero no configura determinadas aplicaciones, es importante conocerlo antes de contratar.
No olvides la información almacenada en los equipos antiguos
Algunas impresoras multifunción almacenan documentos, trabajos de impresión, agendas y configuraciones internas. Su devolución requiere prestar atención a la seguridad de la información corporativa.
Antes de entregar los equipos, acuerda con la parte responsable un procedimiento de eliminación segura de los datos y solicita las evidencias correspondientes cuando sea necesario.
Restablecer la configuración de fábrica no garantiza necesariamente que todos los datos almacenados hayan quedado eliminados de forma adecuada. El método dependerá de las características del dispositivo y de sus unidades de almacenamiento.
Por último, registra los números de serie, los contadores finales y el estado de las máquinas. Conserva los justificantes de retirada para poder comprobar posteriormente la liquidación del contrato.
7. Cuándo basta con una sustitución sencilla y cómo puede ayudarte Mafosan
No todas las empresas necesitan un proyecto técnico complejo para cambiar de proveedor.
Si tienes una única impresora, pocos usuarios y ninguna integración especial, puede bastar con preparar los controladores, instalar el nuevo equipo y comprobar las funciones habituales.
En cambio, cuando existen varias sedes, servidores, aplicaciones empresariales, digitalización automatizada o procesos que no pueden interrumpirse, conviene planificar la transición con mayor detalle.
La complejidad del cambio depende de las funciones que utiliza tu empresa, no únicamente del número de impresoras que necesitas sustituir.
En Mafosan, las necesidades de renting de impresoras pueden analizarse junto con la configuración del parque de impresión, la gestión documental y el entorno tecnológico de la oficina.
Antes de contratar un nuevo servicio, conviene determinar qué equipos necesitas realmente, qué configuraciones deben conservarse y qué riesgos técnicos o contractuales pueden afectar a la sustitución.
Si estás pensando en cambiar de proveedor, plantea a Mafosan una revisión de tu contrato actual, tus costes de impresión y las funciones que dependen de las multifuncionales. Así podrás valorar las alternativas y preparar un cambio que mantenga operativos los procesos esenciales de tu empresa.
