Auditoría de impresión para empresas: qué analizar antes de renovar tus impresoras

Renovar todas las impresoras porque termina un contrato puede ser una decisión precipitada. También lo es mantener durante años un parque de impresión que acumula averías, consumibles distintos y equipos que apenas se utilizan.

Antes de comprar, sustituir o contratar nuevas máquinas, conviene realizar una auditoría de impresión para empresas. Durante un periodo aproximado de 30 días se recopilan datos reales sobre volúmenes, costes, incidencias, usuarios y distribución de los equipos. El objetivo no es justificar una renovación, sino saber qué necesita realmente la empresa.

Por qué la factura no muestra el coste real de impresión

Muchas empresas calculan su gasto de impresión sumando las cuotas de renting, las facturas de mantenimiento y las compras de tóner. Ese cálculo puede dejar fuera una parte importante del coste.

El coste real también incluye el tiempo dedicado a gestionar averías, sustituir consumibles, pedir material, atender incidencias y mantener impresoras de distintos fabricantes o generaciones. Además, una máquina parada puede bloquear facturas, albaranes, contratos o documentación necesaria para atender a un cliente.

Una auditoría debe tener en cuenta, como mínimo:

• Cuotas de alquiler, renting o financiación.
• Costes de mantenimiento y precio por copia.
• Compras de tóner, tambores, kits y otros consumibles.
• Consumo de papel y porcentaje de impresiones desperdiciadas.
• Averías, desplazamientos técnicos y tiempos de parada.
• Horas que administración o informática dedican a resolver problemas.
• Consumo eléctrico y permanencia de equipos encendidos.
• Costes asociados a impresoras personales o fuera de contrato.

Una impresora con una cuota baja puede resultar cara si utiliza consumibles costosos, se avería con frecuencia o necesita atención constante.

Qué información debe recopilarse durante 30 días

Un mes suele ser suficiente para detectar patrones habituales, siempre que no coincida con un periodo excepcionalmente bajo o alto de actividad. En negocios con campañas estacionales puede ser recomendable comparar los datos con otros meses.

Inventario de equipos

El primer paso consiste en identificar todas las impresoras y equipos multifunción, incluidos aquellos que no aparecen en los contratos principales.

Para cada dispositivo conviene registrar:

• Modelo y tipo de equipo.
• Ubicación y departamento.
• Antigüedad aproximada.
• Funciones disponibles: impresión, copia, escaneo o acabado.
• Tipo de conexión y forma de uso.
• Contrato asociado y fecha de vencimiento.
• Consumibles utilizados.
• Estado general e incidencias conocidas.

Contadores y volúmenes

Los contadores permiten conocer cuánto imprime realmente cada máquina. Deben anotarse al inicio y al final del periodo, diferenciando cuando sea posible entre blanco y negro, color, A4 y formatos superiores.

También conviene revisar si el volumen se concentra en determinados días, departamentos o franjas horarias. Un equipo puede parecer adecuado por su media mensual y, sin embargo, quedar saturado durante cierres contables, campañas comerciales o preparación de documentación.

Usuarios y procesos

No basta con saber cuántas páginas se imprimen. Es necesario entender para qué se imprimen.

Durante la auditoría conviene identificar:

• Qué departamentos utilizan cada equipo.
• Qué documentos se imprimen de forma recurrente.
• Qué procesos obligan a imprimir, firmar y volver a escanear.
• Qué usuarios necesitan color, A3, escaneo o impresión segura.
• Qué documentos se imprimen por costumbre y podrían gestionarse de otra forma.

Este análisis evita sustituir una máquina sin corregir antes el proceso que genera impresiones innecesarias.

Indicadores que analiza una consultora de impresión

Volumen mensual por dispositivo

Cada equipo está diseñado para trabajar dentro de determinados rangos. Una impresora pequeña puede funcionar correctamente con un volumen reducido, pero sufrir desgaste, atascos y reposiciones frecuentes si soporta una carga elevada.

El problema contrario también existe: una máquina con alta capacidad puede estar generando una cuota y un coste de mantenimiento innecesarios si apenas se utiliza.

Porcentaje de color frente a blanco y negro

El color suele tener un coste superior. Una proporción elevada no significa necesariamente que exista un problema, pero debe estar justificada por el tipo de documento.

Presentaciones comerciales, pruebas de diseño o materiales para clientes pueden necesitar color. Correos internos, borradores y documentos administrativos normalmente no lo requieren.

La auditoría permite comprobar si el color responde a una necesidad real o a una configuración predeterminada de los controladores.

Coste real por página

El coste por página no debe calcularse únicamente con el precio del tóner. Conviene sumar mantenimiento, piezas, desplazamientos, consumibles, cuotas, tiempos de parada y costes internos de gestión.

Además, el promedio global puede ocultar diferencias importantes. Una impresora personal puede tener un volumen bajo, pero un coste por página muy superior al del equipo central.

Equipos saturados o infrautilizados

Un equipo saturado suele mostrar señales claras:

• Colas de impresión frecuentes.
• Reposición constante de papel y tóner.
• Atascos o averías repetidas.
• Usuarios desplazándose a otras plantas o departamentos.
• Trabajo acumulado en momentos concretos.

Un equipo infrautilizado puede permanecer semanas con un volumen mínimo, aunque siga generando cuotas, mantenimiento, consumibles almacenados y tareas de administración.

Averías y tiempos de parada

El número de avisos técnicos es importante, pero también su impacto. Una avería en una máquina secundaria no tiene las mismas consecuencias que una parada en el único equipo que permite escanear documentación a un sistema interno.

Conviene registrar la duración de cada incidencia, el número de usuarios afectados y si existía una alternativa operativa.

Consumo de tóner y papel

Un consumo anormal puede señalar configuraciones incorrectas, impresiones duplicadas, trabajos abandonados, exceso de cobertura de color o equipos poco eficientes para el uso que reciben.

También pueden aparecer problemas de almacenamiento: cartuchos de varios modelos, consumibles duplicados o material comprado para impresoras que ya casi no se utilizan.

Carga de trabajo para informática y administración

En muchas pymes, el departamento informático o una persona de administración termina gestionando drivers, atascos, pedidos de tóner y consultas de usuarios.

Ese tiempo rara vez aparece en la factura de impresión, pero afecta al coste del proceso. Si un técnico interno dedica varias horas al mes a incidencias básicas, la empresa está desviando recursos de otras tareas.

Cómo identificar un parque de impresión mal dimensionado

Un parque está mal dimensionado cuando la cantidad, capacidad, ubicación o funciones de los equipos no se corresponden con las necesidades reales de la empresa.

Demasiados equipos pequeños

Varias impresoras pequeñas repartidas por la oficina pueden parecer cómodas, pero suelen aumentar el número de consumibles, incidencias y configuraciones que deben mantenerse.

En determinados entornos puede ser más eficiente consolidar parte del volumen en equipos compartidos, siempre que su ubicación no provoque desplazamientos excesivos o problemas de confidencialidad.

Impresoras personales sin control

Las impresoras instaladas junto a determinados puestos suelen tener poca visibilidad. Pueden utilizar consumibles comprados de forma independiente y quedar fuera del mantenimiento centralizado.

No siempre deben eliminarse. Pueden estar justificadas por confidencialidad, accesibilidad o necesidades operativas concretas. La auditoría debe comprobarlo antes de tomar una decisión.

Equipos alejados de los usuarios

Concentrar demasiado también puede ser un error. Si los empleados deben recorrer largas distancias para recoger documentos, el ahorro en equipos puede trasladarse a tiempo perdido.

La distribución debe equilibrar coste, accesibilidad, seguridad y continuidad del trabajo.

Máquinas sobredimensionadas

Un equipo de alta capacidad no aporta valor si la empresa utiliza únicamente funciones básicas y mantiene volúmenes bajos. En ese caso, puede existir un coste innecesario por prestaciones, velocidad o acabados que no se utilizan.

Equipos insuficientes para tareas críticas

También puede ocurrir que una máquina básica soporte procesos que requieren escaneo intensivo, alimentación automática, impresión segura o trabajo continuo. El resultado suele ser una combinación de lentitud, incidencias y dependencia de un único dispositivo.

Ejemplo práctico de una auditoría de 30 días

Imagina una pyme con 45 empleados, tres departamentos y ocho dispositivos de impresión. Dispone de un equipo multifunción central, dos impresoras en administración, una en dirección y cuatro equipos pequeños repartidos entre distintos puestos.

Al comenzar la auditoría, la empresa considera que necesita renovar las ocho máquinas porque varias tienen más de cinco años.

Durante 30 días se detecta lo siguiente:

• El equipo central soporta más de la mitad del volumen total y registra esperas en determinados momentos.
• Dos impresoras personales apenas superan unas pocas páginas al día.
• Administración utiliza una impresora pequeña para un volumen superior al que debería soportar.
• Una parte importante de las impresiones en color procede de configuraciones predeterminadas.
• Existen cuatro tipos distintos de consumibles almacenados.
• El personal de informática interviene varias veces al mes para resolver incidencias de conexión y controladores.

La decisión razonable no sería sustituir ocho equipos por otros ocho. Podría consistir en reforzar el punto central, reubicar uno de los dispositivos, retirar algunas impresoras personales, configurar el blanco y negro por defecto y centralizar el mantenimiento.

Este ejemplo es ilustrativo. La decisión real dependerá de los procesos, la distribución física, las necesidades de confidencialidad y las condiciones contractuales de cada empresa.

Qué decisiones pueden tomarse después de la auditoría

Reubicar equipos

Una máquina infrautilizada puede cubrir la carga de otro departamento sin necesidad de comprar un equipo nuevo. La reubicación debe considerar conexiones, accesibilidad, seguridad y volumen previsto.

Consolidar dispositivos

Reducir el número de impresoras puede simplificar consumibles, mantenimiento y soporte. No obstante, conviene evitar que toda la empresa dependa de un único equipo sin alternativa.

Sustituir equipos concretos

La renovación puede estar justificada cuando una máquina acumula averías, tiene un coste por página elevado, carece de funciones necesarias o no soporta el volumen real.

La antigüedad por sí sola no debería ser el único criterio. Un equipo antiguo con poco uso y mantenimiento estable puede seguir siendo válido.

Aplicar políticas de impresión

Algunas mejoras no requieren cambiar máquinas. Configurar el blanco y negro o la doble cara como valores predeterminados puede reducir consumos innecesarios.

También se pueden establecer permisos de color, códigos de usuario o sistemas de liberación de trabajos cuando exista una necesidad clara de control o confidencialidad.

Digitalizar procesos

Si una parte importante del volumen procede de imprimir, firmar, archivar y volver a localizar documentos, el problema puede estar en el proceso y no en las impresoras.

Antes de automatizar, conviene revisar si basta con centralizar documentos, definir responsables, utilizar formularios digitales o configurar mejor las herramientas existentes.

Revisar contratos

Una auditoría permite comparar el volumen contratado con el volumen real, revisar mínimos, excesos, servicios incluidos y responsabilidades de mantenimiento.

La renovación debería basarse en datos recientes, no únicamente en las condiciones del contrato anterior.

Cuándo basta con una solución sencilla

No todas las auditorías terminan con una inversión. En algunos casos puede ser suficiente:

• Reubicar una impresora existente.
• Eliminar equipos que casi no se utilizan.
• Configurar impresión en blanco y negro y doble cara.
• Centralizar la compra de consumibles.
• Actualizar controladores y configuraciones.
• Documentar cómo comunicar incidencias.
• Formar a los usuarios en escaneo y uso básico.

Estas medidas pueden resolver desajustes cuando los equipos todavía son fiables y el principal problema está en la organización.

Cuándo conviene plantear una renovación más amplia

Una renovación parcial o global puede tener sentido cuando coinciden varios factores:

• Averías recurrentes y tiempos de parada elevados.
• Coste por página difícil de controlar.
• Demasiados modelos y consumibles distintos.
• Equipos que no soportan el volumen actual.
• Falta de funciones necesarias para escaneo, seguridad o trabajo remoto.
• Contratos fragmentados con distintos proveedores.
• Dificultad para obtener contadores, incidencias y costes consolidados.

La renovación debe resolver problemas medidos durante la auditoría. Sustituir equipos sin corregir la distribución, los permisos o los procesos puede reproducir los mismos sobrecostes con máquinas nuevas.

Errores habituales al auditar el parque de impresión

• Analizar únicamente las máquinas incluidas en contrato.
• Medir páginas sin diferenciar color, formato o departamento.
• Tomar datos durante una semana poco representativa.
• No registrar averías ni tiempos de parada.
• Ignorar el tiempo dedicado por informática y administración.
• Eliminar impresoras personales sin revisar necesidades de confidencialidad.
• Comparar propuestas basándose solo en la cuota mensual.
• Dar por hecho que todos los equipos antiguos deben sustituirse.

Checklist para preparar una auditoría de impresión

Antes de iniciar el análisis, puedes recopilar esta información:

• Listado completo de impresoras y equipos multifunción.
• Ubicación, departamento y usuarios principales.
• Contadores actuales de blanco y negro y color.
• Contratos, cuotas, precios por página y fechas de vencimiento.
• Facturas de consumibles comprados fuera de contrato.
• Histórico de averías e intervenciones técnicas.
• Documentos que se imprimen de forma recurrente.
• Procesos que requieren impresión, firma o escaneo.
• Necesidades de confidencialidad, continuidad y disponibilidad.
• Tiempo aproximado dedicado a soporte y gestión.

Esta información no sustituye al análisis técnico, pero permite comenzar la auditoría con una visión más completa.

Cómo puede ayudarte Mafosan a analizar tu parque de impresión

Una auditoría útil debe comenzar por el proceso actual, no por un catálogo de equipos. En Mafosan podemos revisar qué dispositivos tienes, dónde están, quién los utiliza y qué tareas dependen de ellos.

El trabajo puede incluir:

• Inventariar los equipos, contratos y consumibles existentes.
• Recopilar contadores y volúmenes durante un periodo representativo.
• Identificar dispositivos saturados, infrautilizados o mal ubicados.
• Revisar averías, tiempos de parada y carga de soporte interno.
• Detectar tareas manuales, duplicidades y procesos que generan impresiones evitables.
• Simplificar la distribución antes de proponer nuevos equipos.
• Comparar opciones de reubicación, consolidación, sustitución o digitalización.
• Documentar la propuesta y explicar los criterios utilizados.

El resultado debe permitirte renovar con datos, mantener los equipos que todavía cumplen su función y corregir los sobrecostes que no aparecen claramente en las facturas.

Antes de renovar tu parque de impresión, puedes plantear una revisión de 30 días para comprobar si el volumen, la distribución y los contratos actuales encajan con el trabajo real de tu empresa.