Automatización documental: qué tareas puedes eliminar antes y después de imprimir

Si en tu empresa alguien abre un correo, descarga un documento, comprueba unos datos, los copia en otra aplicación, guarda el archivo, lo renombra y después lo imprime, el problema no está necesariamente en la impresora. Está en todo el trabajo manual que rodea al documento.

La automatización documental sirve precisamente para reducir esos pasos repetitivos. No consiste simplemente en escanear documentos ni en incorporar inteligencia artificial a cualquier tarea. Consiste en analizar cómo entra la información, qué se hace con ella, qué decisiones necesita y dónde debe terminar.

En muchos casos, una impresora, un escáner, el correo electrónico y el sistema de gestión funcionan correctamente por separado. La ineficiencia aparece en las personas que tienen que actuar como puente entre ellos.

El problema no siempre es imprimir: es todo lo que ocurre alrededor del documento

Imprimir un documento puede llevar unos segundos. Sin embargo, preparar ese documento para imprimirlo o procesarlo posteriormente puede necesitar varias acciones: localizarlo, descargarlo, clasificarlo, comprobarlo, introducir sus datos en otra aplicación, archivarlo y comunicar que se ha procesado.

Lo mismo sucede en sentido contrario. Digitalizar un documento en papel puede ser sencillo, pero después alguien puede tener que abrir el archivo generado, identificar de qué se trata, cambiarle el nombre, crear una carpeta, introducir determinados datos en otro sistema y enviarlo a la persona correspondiente.

Digitalizar un documento no significa automatizar el proceso. Se puede sustituir papel por PDF y conservar prácticamente todo el trabajo administrativo anterior.

Por eso, antes de plantearse una herramienta nueva, conviene observar el recorrido completo del documento.

¿Qué tareas son buenas candidatas para la automatización documental?

Las mejores candidatas suelen compartir tres características: se repiten con frecuencia, siguen unas reglas relativamente claras y obligan a una persona a mover información entre documentos, correos, carpetas o aplicaciones.

Descargar y clasificar documentos recibidos por correo

Muchas empresas reciben pedidos, facturas, albaranes, informes, solicitudes u otros documentos a través del correo electrónico.

Cuando siempre se procesan de forma parecida, puede no tener sentido que una persona tenga que abrir cada mensaje, descargar su adjunto, comprobar su nombre y decidir manualmente dónde guardarlo.

Un flujo automatizado puede identificar determinados mensajes, recoger los documentos, clasificarlos según unas reglas y enviarlos al siguiente punto del proceso.

Extraer datos que después alguien vuelve a escribir

Uno de los síntomas más claros de un proceso mejorable aparece cuando una persona lee un documento para introducir parte de su información en otro sistema.

Puede ocurrir con números de pedido, referencias, fechas, importes, números de serie, datos de cliente u otros campos.

Cuando los documentos tienen suficiente estructura, puede utilizarse reconocimiento y extracción de información para convertir parte de ese contenido en datos utilizables.

El objetivo no debería ser simplemente “leer el PDF”, sino evitar que una persona tenga que utilizar el documento como intermediario para volver a escribir información que ya existe.

Renombrar, archivar y distribuir documentos

Guardar correctamente un documento parece una tarea pequeña hasta que se repite decenas o cientos de veces.

Si el nombre del archivo depende de datos que ya aparecen en el propio documento, el proceso puede plantearse para que esos datos determinen automáticamente su denominación, ubicación o clasificación.

También puede definirse qué departamento o persona debe recibirlo dependiendo del tipo de documento o de determinada información contenida en él.

Pasar información entre sistemas

Otro problema frecuente aparece cuando los datos ya están digitalizados, pero continúan moviéndose manualmente.

Por ejemplo, un dato llega por correo, alguien lo introduce en una hoja de cálculo y posteriormente otra persona lo vuelve a introducir en un ERP u otra aplicación.

En estos casos, el problema no es la falta de digitalización. Es la falta de conexión entre las distintas etapas del proceso.

La automatización puede ayudar a reducir esa duplicación, siempre que los sistemas implicados permitan una integración adecuada y se hayan definido previamente las reglas y controles necesarios.

Un ejemplo: cuando la impresora solo es una pequeña parte del proceso

Imagina una empresa que recibe determinadas solicitudes mediante correo electrónico.

Una persona de administración abre cada mensaje, descarga el documento adjunto, comprueba varios campos, introduce determinada información en su aplicación de gestión, guarda el PDF utilizando una nomenclatura interna y finalmente imprime aquellos documentos que tienen que acompañar a un proceso físico.

La impresión puede ser la parte más visible, pero probablemente no sea la que más trabajo administrativo genera.

El flujo podría analizarse así:

• Recepción del correo: potencialmente automatizable.
• Identificación del tipo de documento: potencialmente automatizable.
• Extracción de campos definidos: potencialmente automatizable.
• Comprobación de que los datos cumplen determinadas reglas: potencialmente automatizable.
• Introducción de información en otro sistema: dependerá de las posibilidades de integración.
• Archivo y nomenclatura del documento: normalmente automatizable si existen reglas claras.
• Decisión sobre una situación excepcional: puede necesitar supervisión humana.
• Manipulación de un elemento físico asociado al documento: seguirá requiriendo intervención cuando no exista un sistema específico que la automatice.

La cuestión importante no es cuántas tareas puede asumir una tecnología, sino en cuáles aporta realmente valor retirar una intervención manual.

No todas las tareas repetitivas necesitan inteligencia artificial

Automatización e inteligencia artificial no son sinónimos.

Si todos los documentos con una determinada característica deben guardarse en una carpeta concreta, probablemente baste una regla.

Si un archivo siempre debe cambiar de nombre utilizando dos campos claramente identificables, también puede bastar un proceso predefinido.

Introducir inteligencia artificial en una tarea completamente determinista puede aumentar innecesariamente la complejidad.

La inteligencia artificial puede tener mayor sentido cuando hay que interpretar contenido menos estructurado, clasificar información variable o ayudar a tomar una decisión en situaciones que no pueden resolverse únicamente con reglas simples.

Aun así, conviene determinar qué ocurre cuando el sistema no está seguro o encuentra una excepción.

¿Qué tareas deberían seguir teniendo supervisión humana?

Automatizar no significa eliminar a las personas del proceso.

Hay tareas en las que una decisión incorrecta puede tener consecuencias importantes, documentos que presentan situaciones excepcionales o información que no puede interpretarse únicamente mediante reglas predeterminadas.

En esos casos, el sistema puede preparar el trabajo y entregar a una persona solamente las excepciones.

Este planteamiento suele ser más útil que intentar automatizar el cien por cien del proceso.

La diferencia es relevante: una persona deja de revisar todos los documentos para concentrarse en aquellos que realmente necesitan criterio.

Cómo detectar si tienes un problema de automatización documental

No necesitas comenzar analizando tecnologías. Puedes empezar observando el trabajo diario.

Hay varias señales especialmente útiles:

• Se copian datos manualmente desde documentos a otras aplicaciones.
• Los empleados descargan y renombran archivos de forma repetitiva.
• La misma información se introduce más de una vez.
• Los documentos pasan por varias personas simplemente para ser movidos o clasificados.
• Existen carpetas cuya organización depende de que cada empleado siga correctamente un procedimiento.
• Un proceso queda detenido hasta que una persona lee un correo o mueve un documento.
• Se imprimen documentos únicamente porque el proceso tradicional se diseñó alrededor del papel.
• Resulta difícil saber en qué punto se encuentra un documento.

Cuantas más de estas situaciones aparezcan en un mismo proceso, mayor sentido tiene estudiar el flujo completo.

Cuándo no necesitas una solución nueva

No todos los problemas requieren un proyecto de automatización documental.

Si se procesan pocos documentos, las tareas son poco frecuentes y apenas consumen tiempo, una automatización puede añadir más complejidad de la que elimina.

También puede ocurrir que el problema sea simplemente organizativo.

Un procedimiento claro, una estructura documental coherente, menos carpetas, una configuración adecuada del equipo o eliminar pasos que nadie necesita pueden resolver parte del problema sin incorporar nuevas herramientas.

Antes de automatizar una tarea conviene hacerse otra pregunta: ¿esta tarea debería existir?

Automatizar un paso innecesario únicamente consigue ejecutar más rápido algo que podría eliminarse.

Cuándo empieza a tener sentido automatizar

El volumen es importante, pero no es el único criterio.

Una tarea puede realizarse pocas veces y, aun así, causar problemas si necesita demasiados pasos, requiere información de diferentes aplicaciones o genera errores importantes cuando se realiza incorrectamente.

Para valorar una automatización conviene revisar:

• Cuántas veces se repite el proceso.
• Cuánto trabajo manual necesita cada ejecución.
• Cuántos sistemas intervienen.
• Cuántas veces se vuelve a introducir la misma información.
• Qué porcentaje de documentos sigue siempre las mismas reglas.
• Qué excepciones existen.
• Qué consecuencias tendría procesar incorrectamente un documento.
• Qué parte necesita realmente criterio humano.

Estas cuestiones permiten distinguir un proceso automatizable de otro que simplemente necesita organizarse mejor.

El error de automatizar departamentos en lugar de procesos

Un documento raramente pertenece a una única herramienta.

Puede entrar por correo, pasar por un sistema de gestión documental, generar información para el ERP, terminar archivado y, en determinados casos, imprimirse.

Si cada fase se analiza de forma independiente, es fácil trasladar el trabajo manual de un punto a otro en lugar de eliminarlo.

Por eso resulta más útil seguir el documento desde su entrada hasta su destino final y localizar dónde una persona tiene que intervenir únicamente para trasladar información.

Una impresora puede funcionar perfectamente y formar parte de un proceso documental ineficiente. Del mismo modo, disponer de documentos digitalizados no garantiza que exista un proceso digital bien diseñado.

Impresión, digitalización y automatización deberían analizarse juntas

Durante años, muchas empresas han tratado la impresión, el escaneo, el almacenamiento documental y las aplicaciones de gestión como elementos independientes.

Pero para el usuario que procesa un documento forman parte del mismo trabajo.

Un documento puede comenzar en papel y terminar como información estructurada dentro de una aplicación. Otro puede llegar digitalmente y terminar impreso porque tiene que acompañar un proceso físico.

El punto importante es diseñar correctamente las transiciones entre esas etapas.

Ahí es donde impresión profesional, digitalización, gestión documental y automatización de procesos empiezan a converger.

Cómo puede abordar Mafosan un proceso documental

En Mafosan trabajamos en áreas relacionadas con impresión profesional, digitalización, gestión documental y automatización. Cuando estas necesidades coinciden dentro de un mismo proceso, tiene sentido analizarlas conjuntamente en lugar de estudiar únicamente el equipo de impresión o únicamente el software.

El primer paso debería ser entender qué ocurre actualmente: cómo llega el documento, quién interviene, qué información se consulta, dónde se vuelve a introducir, cuándo se imprime, cómo se archiva y qué excepciones existen.

A partir de ahí se puede determinar qué partes pueden eliminarse, cuáles pueden resolverse mediante organización o configuración y cuáles justifican una automatización o integración más avanzada.

El objetivo no es tener más automatización, sino menos trabajo innecesario

La automatización documental tiene sentido cuando reduce tareas administrativas que no necesitan criterio humano, evita movimientos repetitivos de información y consigue que las personas intervengan únicamente cuando aportan valor.

No siempre será necesario incorporar una herramienta nueva. Algunas empresas necesitarán simplificar el proceso. Otras tendrán que reorganizar cómo gestionan sus documentos. Y cuando el volumen, la repetición o la complejidad lo justifiquen, será el momento de estudiar automatización, extracción de datos o integración entre sistemas.

Si quieres evaluar un proceso concreto de tu empresa, en Mafosan podemos revisar contigo cómo entran los documentos, qué pasos manuales existen, qué sistemas intervienen y dónde se producen bloqueos o duplicidades. El objetivo de esa revisión no es decidir de antemano qué tecnología necesitas, sino determinar primero qué trabajo podría desaparecer, simplificarse o automatizarse.