Ley de facturación electrónica: qué debe preparar tu empresa y cuándo será obligatoria

Que tu empresa envíe facturas en PDF por correo electrónico no significa que ya esté preparada para la Ley de facturación electrónica. La nueva regulación no se limita a sustituir el papel: establece un sistema para emitir, transmitir, recibir y seguir facturas electrónicas entre empresas y profesionales.

El cambio afectará al programa de facturación, pero también puede obligarte a revisar cómo recibes las facturas de proveedores, quién las valida, cómo se aprueban, dónde se almacenan y cómo se informa de su pago.

¿Qué regula la Ley de facturación electrónica?

La obligación procede de la Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece, y ha sido desarrollada por el Real Decreto 238/2026. Su objetivo es establecer un sistema común de facturación electrónica en las operaciones comerciales realizadas entre empresarios y profesionales.

En términos prácticos, las empresas incluidas en su ámbito de aplicación tendrán que emitir y recibir facturas electrónicas mediante sistemas que respeten los requisitos técnicos, de interoperabilidad y de información establecidos por la normativa.

El sistema estará formado por una solución pública gestionada por la Administración y por plataformas privadas de intercambio. Las empresas podrán utilizar la opción que encaje con sus necesidades, siempre que cumpla las condiciones reglamentarias y pueda relacionarse con el resto del sistema.

¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica entre empresas?

El Real Decreto entró en vigor el 20 de abril de 2026. Sin embargo, su aplicación efectiva está condicionada a la entrada en vigor de la orden ministerial que debe concretar los aspectos técnicos de la solución pública.

Cuando entre en vigor esa orden comenzarán a contarse los siguientes plazos:

• Doce meses para empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones haya superado los ocho millones de euros durante el año natural anterior.
• Veinticuatro meses para el resto de empresarios y profesionales.

Por tanto, no es correcto fijar una fecha definitiva para todas las pymes sin comprobar primero si la orden ministerial ya ha sido publicada y cuándo ha comenzado a producir efectos.

No necesitas implantar una solución compleja de inmediato, pero tampoco conviene esperar a la última semana. La adaptación puede afectar a programas, integraciones, proveedores, asesorías, circuitos de aprobación y procedimientos internos.

¿A qué empresas afecta la facturación electrónica obligatoria?

Con carácter general, afectará a empresarios y profesionales obligados a expedir factura cuando el destinatario sea otra empresa o profesional establecido en España y la operación esté vinculada a esa sede, establecimiento permanente, domicilio o residencia habitual.

Esto significa que el cambio se centra principalmente en las relaciones comerciales entre empresas y profesionales. No todas las facturas, clientes ni operaciones tienen necesariamente el mismo tratamiento, por lo que conviene revisar el ámbito concreto de la actividad y las posibles excepciones.

Las empresas que trabajan con administraciones públicas ya pueden estar utilizando sistemas específicos de factura electrónica. La nueva regulación B2B amplía el alcance y establece un modelo para las operaciones realizadas entre empresas privadas y profesionales.

Un PDF enviado por correo no siempre será suficiente

Una factura electrónica obligatoria debe expedirse, transmitirse y recibirse en formato electrónico dentro del sistema regulado. El objetivo es que pueda intercambiarse y procesarse entre sistemas informáticos, no que sea únicamente una representación visual del documento.

Un PDF puede ser útil para leer una factura, pero normalmente obliga a una persona o a una herramienta de reconocimiento de datos a identificar el proveedor, la fecha, la base imponible, los impuestos, el vencimiento y otros campos.

Los formatos estructurados organizan esos datos para que puedan ser interpretados directamente por los sistemas. Esto facilita su validación, registro, contabilización e integración con programas de gestión.

Durante determinados periodos transitorios podrá ser necesario acompañar la factura estructurada con una representación en PDF para garantizar que el receptor pueda leerla. Esto no convierte al PDF en el formato principal de intercambio.

¿Qué obligaciones van más allá de emitir la factura?

Uno de los cambios más relevantes es que el destinatario tendrá que comunicar determinados estados de la factura. El sistema no se limita a registrar que una factura ha sido enviada.

Entre los estados obligatorios se encuentran:

• La aceptación o el rechazo comercial de la factura y la fecha correspondiente.
• El pago completo de la factura y la fecha efectiva en la que se ha realizado.

También podrán comunicarse otros estados, como una aceptación parcial, un pago parcial o la cesión de la factura a un tercero. El Real Decreto establece plazos específicos para remitir esta información.

Esto obliga a conectar la factura con lo que ocurre después. Si la aprobación se registra en un correo, el pago en el programa contable y la incidencia en una hoja de cálculo, informar correctamente de los estados puede convertirse en una tarea manual difícil de controlar.

Ejemplo de adaptación en una pyme

Una empresa recibe unas 300 facturas mensuales en diferentes buzones. Una administrativa descarga los archivos, cambia sus nombres y los guarda en carpetas. Después los reenvía a cada responsable para que confirme por correo si el gasto es correcto.

Cuando obtiene la aprobación, introduce los datos en el sistema contable. Si falta un pedido, existe una discrepancia o el responsable no responde, la factura queda pendiente en alguno de los correos. Para conocer su situación hay que preguntar a la persona que gestiona el proceso.

Implantar únicamente una herramienta capaz de recibir facturas electrónicas resolvería la conexión con el nuevo sistema, pero no necesariamente eliminaría estos bloqueos.

Una adaptación más completa podría centralizar las facturas, extraer sus datos, comprobar campos obligatorios, asignarlas al responsable correcto, registrar la aprobación y mantener vinculados el documento, sus estados y el justificante de pago.

El resultado práctico no es solo cumplir una norma. La empresa reduce búsquedas, reenvíos, duplicidades, errores de introducción y dependencia de una persona que conoce dónde está cada factura.

¿Basta con cambiar el programa de facturación?

Dependerá del proceso actual. Algunas empresas solo necesitarán actualizar o sustituir el programa con el que emiten facturas. Esto puede ser suficiente cuando el volumen es reducido, una sola persona controla el circuito y no existen aprobaciones complejas.

El cambio será más amplio cuando la empresa presente alguna de estas situaciones:

• Recibe facturas en varios correos, portales o sedes.
• Intervienen diferentes departamentos en la validación y aprobación.
• Introduce manualmente los mismos datos en varias aplicaciones.
• Gestiona centros de coste, proyectos, pedidos o albaranes.
• Tiene dificultades para conocer qué facturas están pendientes.
• Archiva documentos en carpetas sin permisos ni criterios homogéneos.
• Depende de una persona concreta para localizar incidencias o vencimientos.

En estos casos conviene analizar el proceso completo y no únicamente la aplicación utilizada para emitir la factura.

Diferencias entre factura electrónica, Verifactu y gestión documental

Estos conceptos están relacionados, pero no resuelven exactamente el mismo problema.

Factura electrónica entre empresas

Regula la emisión, transmisión y recepción de facturas electrónicas en operaciones entre empresarios y profesionales. También contempla la comunicación de estados como la aceptación, el rechazo o el pago.

Sistemas de facturación y Verifactu

La normativa sobre sistemas informáticos de facturación establece requisitos para garantizar la integridad, conservación, trazabilidad e inalterabilidad de los registros generados por esos programas. Verifactu es una modalidad relacionada con la remisión de registros de facturación a la Administración tributaria.

Adaptar un programa a estos requisitos no significa automáticamente que toda la gestión de facturas entre empresas, su aprobación interna y su archivo estén resueltos.

Gestión documental de facturas

Una solución de gestión documental organiza lo que ocurre alrededor de la factura: captura, clasificación, validación, búsqueda, permisos, aprobación, vinculación con otros documentos y conservación.

Puede integrarse con el programa de facturación, el sistema contable o el programa de gestión. Su función no es sustituir necesariamente esas herramientas, sino evitar que los documentos y las decisiones circulen de forma desordenada.

Qué revisar antes de elegir una solución

Antes de contratar un programa o una plataforma, conviene responder a varias preguntas:

• ¿La empresa necesita emitir, recibir o gestionar ambas partes del proceso?
• ¿Qué formatos estructurados admite la solución?
• ¿Cómo se conectará con el sistema contable o de gestión existente?
• ¿Quién registra la aceptación, el rechazo y el pago de una factura?
• ¿Cómo se gestionan las rectificaciones, duplicados y discrepancias?
• ¿Puede separar funciones y permisos por usuario o departamento?
• ¿Dónde se conservan las facturas y cómo se recuperan?
• ¿Qué ocurre si falla una integración o no puede accederse a la plataforma?
• ¿Permite exportar los documentos y datos sin depender permanentemente del proveedor?

También es recomendable comprobar qué requisitos están ya definidos y cuáles dependen todavía de desarrollos técnicos posteriores. Una promesa comercial de cumplimiento no sustituye la revisión del funcionamiento real de la solución.

Errores habituales al preparar la adaptación

• Esperar a conocer la fecha límite exacta para empezar. Revisar procesos, sistemas y responsabilidades puede hacerse antes de que termine el desarrollo técnico.
• Confundir un PDF con una factura estructurada. Que el documento sea digital no significa que pueda procesarse e intercambiarse automáticamente.
• Revisar solo las facturas emitidas. La recepción, aceptación, rechazo, pago y conservación también requieren procedimientos claros.
• Comprar una herramienta sin estudiar integraciones. Una plataforma aislada puede añadir nuevas tareas manuales en lugar de eliminarlas.
• Automatizar todas las excepciones desde el principio. Es preferible resolver primero el circuito habitual y definir después cómo se tratarán los casos especiales.

Cómo puede ayudar Mafosan a preparar la facturación electrónica

La adaptación debería comenzar con una revisión del proceso actual. Mafosan puede analizar por dónde entran las facturas, quién interviene, qué sistemas se utilizan y qué excepciones aparecen con mayor frecuencia.

A partir de ese análisis se identifican tareas manuales, datos duplicados, riesgos de pérdida, bloqueos de aprobación y dependencias de personas concretas. El siguiente paso es simplificar el circuito antes de determinar qué tecnología necesita realmente la empresa.

Según el volumen y la complejidad, puede bastar con configurar correctamente una herramienta de facturación y documentar el procedimiento. En otros casos tendrá sentido integrar la recepción electrónica con un sistema de gestión documental, automatizar aprobaciones y conectar la información con las aplicaciones contables o de gestión.

La implantación debe incluir la revisión de permisos, integraciones, tratamiento de incidencias, continuidad del proceso y formación de los usuarios. El objetivo es que la empresa pueda emitir y recibir facturas conforme al nuevo sistema sin crear más trabajo administrativo.

¿Qué debería hacer ahora una pyme?

No es necesario implantar la solución más avanzada antes de conocer todos los detalles técnicos pendientes. Sí es recomendable documentar el proceso actual, localizar los puntos manuales y comprobar si los programas utilizados tienen una estrategia clara de adaptación.

También conviene revisar cuántas facturas se emiten y reciben, cuántas personas intervienen, cuánto tiempo se dedica a perseguir aprobaciones y dónde se producen los errores. Esa información permitirá decidir si basta con una actualización técnica o si la obligación legal puede aprovecharse para corregir un proceso ineficiente.

Mafosan puede revisar el circuito de facturación de tu empresa, identificar los bloqueos y determinar qué cambios son necesarios antes de elegir una plataforma. Así podrás separar las obligaciones normativas de las mejoras opcionales y evitar una implantación sobredimensionada o insuficiente.