Cómo elegir soluciones para automatizar facturas en una pyme: comparativa y criterios

Si una persona descarga las facturas del correo, otra introduce los datos en el programa de gestión, un responsable las aprueba por email y después alguien tiene que localizar y archivar el documento, el problema no es simplemente que las facturas estén en PDF. El problema es todo el trabajo manual que existe entre la recepción de una factura y su contabilización o archivo.

Al comparar soluciones para automatizar facturas en una pyme, conviene empezar precisamente por ahí: identificar qué pasos quieres eliminar, simplificar o controlar. Un ERP, un gestor documental, una herramienta OCR y una plataforma de factura electrónica pueden participar en el proceso, pero no resuelven exactamente las mismas necesidades.

Elegir bien consiste en determinar hasta dónde necesitas automatizar y qué solución puede integrarse con los sistemas que ya utiliza tu empresa.

¿Qué parte del proceso de facturas necesita automatizar tu empresa?

No todas las pymes tienen el mismo problema. Algunas necesitan principalmente evitar la introducción manual de datos. Otras reciben cientos de documentos que deben pasar por diferentes responsables antes de contabilizarse. También existen empresas cuyo principal problema es localizar posteriormente una factura, conocer quién la aprobó o comprobar si ya ha sido procesada.

Antes de comparar productos, conviene representar el recorrido completo de una factura:

• Por qué canales se reciben las facturas.
• Quién las descarga, recibe o registra.
• Qué información se introduce manualmente.
• Qué comprobaciones se realizan.
• Quién debe aprobarlas.
• Qué sucede cuando existe una discrepancia.
• En qué sistema se contabilizan.
• Dónde queda almacenado el documento.
• Cómo se localiza posteriormente.

Esta revisión suele revelar tareas que inicialmente pasan desapercibidas: correos reenviados entre departamentos, documentos duplicados, facturas pendientes en bandejas personales, búsquedas manuales, validaciones realizadas fuera del sistema o información introducida varias veces.

Automatizar facturas no consiste únicamente en leer automáticamente un PDF. El objetivo debería ser reducir intervenciones manuales en todo el recorrido de la factura sin perder control sobre las excepciones.

Tipos de soluciones para automatizar facturas en una pyme

En el mercado existen diferentes tecnologías que pueden participar en el proceso. En algunos proyectos se utiliza una única plataforma. En otros resulta más adecuado conectar varias soluciones especializadas.

ERP o programa de gestión

El ERP suele ser el sistema donde finalmente se registra la información económica de la factura. Dependiendo de la solución utilizada por la empresa, puede incorporar funciones para importar facturas, gestionar proveedores, controlar vencimientos o incluso crear determinados circuitos de aprobación.

Puede ser suficiente cuando el volumen documental es moderado, el proceso es sencillo y las funciones disponibles cubren correctamente la operativa.

El principal criterio es comprobar hasta dónde llega realmente su automatización. Algunos sistemas gestionan correctamente el asiento o registro contable, pero siguen dependiendo de procesos externos para recibir documentos, extraer información, solicitar aprobaciones o conservar toda la documentación relacionada.

Gestor documental

Un sistema de gestión documental está pensado para controlar el propio documento y su recorrido. Puede centralizar facturas procedentes de diferentes fuentes, asociarlas a información estructurada, controlar permisos, gestionar versiones, facilitar búsquedas y registrar las acciones realizadas.

Su utilidad aumenta cuando una factura debe pasar por diferentes responsables o departamentos antes de llegar al sistema contable.

También puede actuar como capa intermedia entre la entrada del documento y el ERP. Por ejemplo, puede recibir una factura, clasificarla, extraer determinados datos, enviarla al responsable correspondiente y transferir posteriormente la información necesaria al sistema de gestión.

OCR y captura inteligente de datos

El reconocimiento de documentos permite extraer información de una factura sin introducir cada dato manualmente. Puede identificar campos como proveedor, número de factura, fecha, base imponible, impuestos o importe total, dependiendo de la tecnología y de la calidad del documento.

Su principal utilidad aparece cuando el problema de la empresa está en la introducción repetitiva de datos.

Pero existe una diferencia importante entre capturar automáticamente los datos de una factura y automatizar el proceso de facturas. Después de extraer la información todavía puede ser necesario validar datos, aprobar gastos, tratar excepciones, registrar el documento y conservarlo correctamente.

Por este motivo, el OCR debe valorarse como una pieza del proceso y no necesariamente como la solución completa.

Plataformas de factura electrónica

Las plataformas especializadas en factura electrónica se centran en el intercambio, recepción, emisión o tratamiento de facturas mediante formatos y canales electrónicos.

Pueden resolver una parte importante del proceso, especialmente cuando la empresa necesita gestionar facturas estructuradas o adaptarse a determinados requisitos de intercambio electrónico.

Sin embargo, conviene separar dos decisiones diferentes: cómo recibe o emite tu empresa las facturas y cómo las gestiona internamente una vez que llegan. La factura electrónica puede resolver el intercambio del documento sin eliminar necesariamente los procesos internos de validación, aprobación, contabilización o archivo.

Los aspectos específicos relacionados con formatos, obligaciones y evolución normativa conviene tratarlos independientemente dentro de la información especializada sobre facturación electrónica.

Comparativa: qué debes analizar antes de elegir una solución

Volumen de facturas

Procesar 30 facturas al mes no plantea el mismo problema que gestionar 500 o varios miles. Cuanto mayor es el volumen, mayor impacto tienen unos pocos minutos de trabajo manual por documento.

Pero el volumen no debe analizarse de forma aislada. Una empresa puede gestionar pocas facturas y tener un circuito especialmente complejo porque cada documento necesita varias comprobaciones y aprobaciones.

Canales de entrada

Conviene comprobar cómo llegan realmente las facturas. Pueden recibirse por correo electrónico, portales de proveedores, plataformas electrónicas, escáner u otros sistemas.

Cuantos más canales existan, más importante resulta centralizar la entrada. De poco sirve automatizar la lectura de documentos si una persona continúa teniendo que buscarlos diariamente en diferentes ubicaciones.

Integración con ERP y contabilidad

Este es uno de los puntos más importantes del proyecto. Si la solución reconoce correctamente una factura pero después hay que volver a introducir los mismos datos en el ERP, únicamente se habrá automatizado una parte del trabajo.

Antes de contratar conviene comprobar qué información puede intercambiarse entre sistemas, cómo se realizará la integración y qué ocurre cuando existe una incidencia.

También es recomendable determinar cuál será el sistema principal. Tener información duplicada en diferentes aplicaciones puede terminar generando dudas sobre qué dato es el correcto.

Circuitos de aprobación

En muchas pymes, el mayor problema no está en registrar la factura sino en conseguir que sea aprobada.

Por ejemplo, una factura puede necesitar la validación del responsable del departamento, posteriormente la autorización de dirección y finalmente el procesamiento por administración.

Cuando ese circuito se realiza mediante correos, mensajes o documentos impresos, resulta difícil conocer qué facturas están pendientes y quién debe actuar.

Una solución adecuada debería permitir definir responsabilidades y estados de forma que cada persona sepa qué documentos requieren su intervención.

Gestión de excepciones

Un proyecto real nunca está formado exclusivamente por facturas perfectas. Aparecen proveedores nuevos, importes que no coinciden, documentos duplicados, datos incompletos, facturas que necesitan una autorización especial o documentos que deben enviarse temporalmente a revisión.

Por eso conviene preguntar qué sucede cuando el proceso automático no puede continuar. Una buena automatización no consiste en eliminar todas las excepciones, sino en detectarlas y dirigirlas rápidamente a la persona adecuada.

Seguridad, permisos y trazabilidad

Las facturas contienen información económica y comercial que no debería estar disponible para cualquier usuario.

Es recomendable revisar cómo se gestionan los permisos, qué usuarios pueden consultar determinados documentos y si queda registro de las acciones relevantes realizadas durante el proceso.

La trazabilidad también resulta especialmente útil cuando existe una duda meses después: quién recibió una factura, cuándo se aprobó, qué información se modificó o en qué punto se encuentra un documento pendiente.

Coste total de la solución

Comparar únicamente la licencia puede conducir a una decisión equivocada. El coste real dependerá de factores como implantación, integración, configuración, usuarios, volumen procesado, soporte, formación y posibles desarrollos adicionales.

También hay que comparar ese coste con el problema que quieres resolver. Automatizar un circuito muy sencillo con una plataforma compleja puede generar más trabajo de administración que ahorro.

Qué solución puede convenir según la operativa de la empresa

Empresa con poco volumen y un único responsable

Si una persona recibe unas pocas decenas de facturas mensuales y prácticamente todas siguen el mismo recorrido, puede que no sea necesario implantar un proyecto específico.

Centralizar el correo de recepción, establecer una nomenclatura coherente, organizar correctamente el archivo y aprovechar mejor las funciones disponibles en el ERP puede ser suficiente.

Empresa con bastante introducción manual de datos

Cuando el principal problema consiste en copiar repetidamente información de las facturas al sistema de gestión, una solución de captura documental puede aportar una mejora importante.

La clave será comprobar la calidad del reconocimiento, las validaciones disponibles y la posibilidad de transferir los datos al sistema que utiliza la empresa.

Empresa con varios responsables de aprobación

Cuando diferentes departamentos intervienen en el proceso, empieza a tener más sentido disponer de flujos de trabajo controlados.

Una plataforma documental puede permitir que cada factura sea enviada automáticamente al responsable correspondiente según criterios como departamento, proveedor, centro de coste o importe.

Empresa con procesos complejos e integración con varios sistemas

Si las facturas deben contrastarse con información existente en otros sistemas, pasar por diferentes validaciones o generar acciones posteriores, probablemente será necesario diseñar un proceso más completo.

En estos casos, la elección deja de ser simplemente qué aplicación comprar. Hay que diseñar cómo deben intercambiar información el sistema documental, el ERP y el resto de aplicaciones implicadas.

Ejemplo práctico: de gestionar facturas por correo a controlar el proceso

Imagina una empresa que recibe unas 400 facturas mensuales. Administración descarga los documentos de un buzón compartido, introduce manualmente los datos principales y envía determinadas facturas por correo a los responsables de cada departamento.

Cuando recibe la aprobación, contabiliza la factura y guarda el PDF en una estructura de carpetas.

El problema no es únicamente el tiempo empleado en introducir datos. También existen facturas pendientes en correos personales, dificultades para saber quién debe aprobarlas y tiempo perdido cuando meses después hay que localizar un documento.

Una posible automatización podría centralizar la recepción, extraer los datos principales, relacionar el documento con el proveedor, enviar automáticamente las facturas que necesiten autorización y transferir posteriormente la información validada al sistema de gestión.

Las facturas con errores o datos dudosos se enviarían a revisión manual.

El objetivo no sería eliminar completamente la intervención de las personas, sino reservarla para decisiones y excepciones en lugar de utilizarla para mover documentos y copiar información.

Checklist para elegir un proveedor de automatización de facturas

Antes de seleccionar una solución, conviene solicitar respuestas concretas a estas cuestiones:

• ¿Qué partes de nuestro proceso actual va a automatizar realmente?
• ¿Cómo se incorporarán las facturas procedentes de nuestros canales actuales?
• ¿Puede identificar y extraer los datos que necesitamos?
• ¿Cómo se validan los datos antes de registrarlos?
• ¿Puede detectar posibles documentos duplicados?
• ¿Cómo se gestionarán las aprobaciones?
• ¿Qué ocurre con las facturas que no cumplen las reglas establecidas?
• ¿Cómo se integra con nuestro ERP o aplicación contable?
• ¿Qué información permanece en cada sistema?
• ¿Cómo se gestionan usuarios, permisos y trazabilidad?
• ¿Qué trabajo necesitará realizar nuestro equipo después de la implantación?
• ¿Cómo se mantienen y modifican los flujos cuando cambia el proceso?
• ¿Qué costes adicionales pueden aparecer por usuarios, documentos, integración o soporte?

Errores habituales al implantar una solución de automatización de facturas

Automatizar un proceso que ya está mal organizado

Si existen responsabilidades poco claras, pasos duplicados o excepciones innecesarias, introducir tecnología puede limitarse a reproducir esos mismos problemas de forma automática.

Conviene simplificar primero y automatizar después.

Elegir únicamente por las funciones del producto

Una demostración puede mostrar muchas funcionalidades interesantes que tu empresa nunca utilizará.

La comparación debería partir de tus casos reales: cómo llega una factura, quién la valida, qué información necesitas y dónde debe terminar.

No revisar las integraciones desde el principio

Dejar la comunicación con el ERP para el final puede provocar que un proyecto aparentemente sencillo termine dependiendo de exportaciones, importaciones o trabajos manuales no previstos.

Intentar automatizar todas las excepciones

Algunas excepciones pueden ser tan infrecuentes que resulta más sencillo mantener una revisión manual.

El objetivo debería ser automatizar aquello que sea repetitivo, predecible y suficientemente frecuente como para justificarlo.

¿Cuándo necesitas una solución personalizada?

No todas las empresas necesitan desarrollos específicos. Si el proceso es bastante estándar, una solución configurable puede cubrir correctamente la operativa.

La personalización empieza a tener más sentido cuando existen reglas particulares que forman parte importante del negocio.

Por ejemplo:

• Aprobaciones diferentes según sociedad, departamento o importe.
• Validaciones contra pedidos, contratos u otros documentos.
• Integraciones con varios sistemas.
• Tratamientos diferentes según proveedor o tipo de factura.
• Necesidad de generar procesos posteriores a partir de determinados datos.
• Excepciones frecuentes que no pueden resolverse con reglas estándar.

Incluso en estos escenarios conviene evitar desarrollar automáticamente todo desde cero. Siempre es preferible comprobar primero qué funciones estándar pueden cubrir el proceso y personalizar únicamente las partes realmente diferenciales.

Cómo planteamos en Mafosan un proyecto de automatización de facturas

Antes de seleccionar tecnología, en Mafosan consideramos necesario revisar cómo trabaja actualmente la empresa.

El primer paso es identificar las entradas de documentos, las personas responsables, las aplicaciones utilizadas y las principales excepciones.

A partir de ahí pueden localizarse tareas manuales, duplicidades, tiempos de espera y puntos donde existe riesgo de que una factura quede pendiente o se procese incorrectamente.

Después conviene simplificar el circuito. Algunos problemas pueden resolverse reorganizando responsabilidades, centralizando documentos o configurando correctamente herramientas que la empresa ya utiliza.

Cuando la automatización está justificada, se determina qué tecnología necesita realmente el proceso: captura documental, gestión documental, flujos de aprobación, integraciones o una combinación de varias soluciones.

Finalmente hay que revisar permisos, excepciones, continuidad del proceso, documentación y formación de los usuarios. Una automatización útil debe poder mantenerse después de la implantación sin convertir cada pequeño cambio operativo en un nuevo proyecto.

Entonces, ¿qué solución para automatizar facturas debería elegir una pyme?

No existe una respuesta única. Si tu problema está principalmente en registrar datos, puede ser suficiente una herramienta de captura integrada con tu sistema de gestión. Si necesitas controlar documentos, responsables y aprobaciones, probablemente necesitarás incorporar gestión documental y flujos de trabajo. Si el ERP ya cubre correctamente todo el circuito, añadir otra plataforma puede ser innecesario.

La decisión debe depender del volumen, la complejidad del proceso, las integraciones necesarias y el número de tareas manuales que realmente puedas eliminar.

Si quieres comprobarlo antes de cambiar de sistema, en Mafosan podemos revisar contigo el recorrido actual de las facturas, localizar los principales bloqueos y determinar si compensa automatizar el proceso completo o únicamente algunos puntos concretos.