Si tu empresa lleva años escaneando las facturas de proveedores, probablemente tenga dos archivos con prácticamente la misma información: carpetas digitales y archivadores llenos de papel. La duda es lógica: ¿puedes destruir las facturas originales después de escanearlas?
Sí, en España puedes prescindir de las facturas originales en papel cuando se han digitalizado mediante un procedimiento de digitalización certificada que cumple los requisitos de la Agencia Tributaria (AEAT). Sin embargo, escanear una factura y guardarla en PDF no significa automáticamente que puedas destruir su original.
La diferencia es importante. Un escaneo convencional puede servir para consultar documentos, enviarlos a la asesoría o incorporarlos a un gestor documental. La digitalización certificada, en cambio, está diseñada para sustituir los originales físicos con las garantías exigidas por la normativa.
¿Qué exige Hacienda para destruir las facturas originales?
El artículo 7 de la Orden EHA/962/2007 regula la digitalización certificada de facturas recibidas y otros documentos originales en papel. Establece expresamente que los documentos digitalizados mediante este procedimiento permiten prescindir de los originales que sirvieron de base.
Para acogerse a esta posibilidad, el procedimiento debe cumplir varios requisitos:
- Software homologado por la AEAT: la digitalización debe realizarse mediante una solución homologada específicamente para este proceso.
- Imagen fiel e íntegra: la copia digital debe reproducir correctamente el contenido del documento original, sin pérdidas ni alteraciones.
- Firma electrónica: la imagen debe firmarse mediante el mecanismo previsto en la normativa, utilizando el certificado electrónico correspondiente.
- Base de datos documental: el sistema debe mantener los registros exigidos y relacionarlos con las imágenes digitalizadas y sus firmas.
- Integridad del archivo: la solución debe incorporar los mecanismos requeridos para garantizar la integridad de los datos y documentos, incluida la firma de la base de datos al cierre de cada periodo de liquidación.
- Acceso y conservación: las facturas deben poder localizarse, visualizarse, consultarse y facilitarse a la Administración tributaria conforme a los requisitos aplicables.
La empresa puede realizar el procedimiento con sus propios medios o recurrir a un proveedor de servicios de digitalización que actúe en su nombre y por su cuenta, siempre que se cumplan las condiciones establecidas.
El elemento decisivo no es el escáner utilizado, sino el procedimiento completo de digitalización certificada.
¿Cuándo puedes destruir una factura escaneada y cuándo debes conservarla?
Estas son las situaciones más habituales que conviene distinguir antes de eliminar documentos:
- Factura escaneada en PDF: el escaneo convencional no basta por sí solo para justificar la destrucción del original.
- Factura procesada mediante OCR: reconocer automáticamente el texto no equivale a digitalizar de forma certificada.
- Factura digitalizada mediante un procedimiento certificado: puedes prescindir del original en papel cuando se han cumplido los requisitos aplicables y no existe otra razón específica para conservarlo.
- Factura recibida originalmente por medios electrónicos: debe conservarse correctamente en formato electrónico, manteniendo las garantías exigibles. No necesita imprimirse para archivarse.
- Factura antigua ya escaneada: debes revisar cómo se realizó la digitalización y si todavía conservas el original.
- Factura cuyo plazo de conservación ha finalizado: antes de eliminarla debes comprobar que no persisten otras obligaciones fiscales, mercantiles, contractuales o probatorias.
La principal conclusión es que existen dos decisiones diferentes: sustituir el original en papel por un documento digital válido y eliminar definitivamente una factura cuando ya no existe obligación de conservarla.
No deben confundirse.
¿Cómo saber si tu software de digitalización está homologado por la AEAT?
La Agencia Tributaria publica una relación oficial de software homologado para digitalización certificada de facturas. Esta lista permite comprobar qué soluciones han obtenido la homologación correspondiente.
Antes de confiar en una herramienta para destruir originales, conviene realizar tres comprobaciones:
- Identificar el programa exacto: revisa su denominación comercial, desarrollador y versión.
- Consultar la relación oficial: comprueba que la solución y la versión utilizada aparecen entre las homologadas por la AEAT.
- Verificar el procedimiento implantado: confirma que la configuración, la captura, las firmas, los registros y la conservación se realizan conforme a las condiciones aplicables.
La homologación del producto es necesaria para este procedimiento, pero no corrige por sí sola un proceso mal ejecutado.
Por ejemplo, si una empresa utiliza un programa homologado pero introduce documentos incompletos, omite controles necesarios o no mantiene correctamente el archivo, puede comprometer las garantías que necesita.
Antes de destruir los originales
Solicita al proveedor la identificación exacta del software y su versión, comprueba su homologación en la AEAT y verifica que el procedimiento de digitalización se ha ejecutado correctamente. No des por válida la eliminación del papel únicamente porque el programa permita generar PDF, aplicar OCR o firmar archivos.
¿Qué pasa si ya tienes miles de facturas escaneadas?
Es una situación habitual en empresas que empezaron a digitalizar documentos para ahorrar tiempo, pero continuaron conservando todos los originales en archivadores.
Imagina una pyme que lleva cinco años escaneando las facturas recibidas. Cada documento se guarda en una carpeta organizada por ejercicio y proveedor. Los empleados pueden consultar los PDF desde sus ordenadores y la asesoría recibe los documentos electrónicamente.
Ahora la empresa quiere eliminar los archivadores.
El primer paso no debería ser comprar una destructora de papel, sino comprobar cómo se digitalizaron esas facturas.
Si todavía conserva los originales
Puede estudiar la implantación de un procedimiento de digitalización certificada y valorar el tratamiento del archivo histórico.
Conviene calcular cuántos documentos deben procesarse, qué esfuerzo supondrá revisarlos y si resulta razonable digitalizar todo el archivo o mantener una parte en papel hasta finalizar sus obligaciones de conservación.
Si ya destruyó los originales
La situación requiere una revisión diferente. Los PDF existentes pueden ser útiles como documentación disponible, pero no es correcto asumir que cumplen automáticamente las garantías de una digitalización certificada.
Además, instalar ahora un software homologado no convierte retroactivamente aquellos escaneos convencionales en documentos obtenidos mediante el procedimiento certificado.
En este caso, conviene consultar con la asesoría fiscal qué documentación existe, cómo se generó y qué riesgos deben valorarse.
¿Cuántos años deben conservarse las facturas?
La eliminación del papel no significa que desaparezca la obligación de conservar la información.
En España hay que tener en cuenta, entre otras, dos referencias generales:
- Cuatro años: es el plazo general de prescripción tributaria establecido en la Ley General Tributaria, aunque su cómputo puede variar y existen supuestos especiales, interrupciones y obligaciones que se prolongan.
- Seis años: es el plazo general de conservación de libros, correspondencia, documentación y justificantes del negocio previsto en el artículo 30 del Código de Comercio, contado desde el último asiento realizado en los libros.
También pueden existir documentos vinculados a operaciones con efectos fiscales posteriores, procedimientos abiertos o responsabilidades que justifiquen una conservación adicional.
Por eso, no es recomendable establecer una regla automática para destruir todas las facturas al cumplir cuatro años.
Una factura correctamente digitalizada puede dejar de conservarse en papel, pero debe seguir disponible en formato electrónico durante el plazo que corresponda.
El archivo digital debe mantener su legibilidad, integridad, autenticidad y accesibilidad. También debe permitir atender los requerimientos de la Administración tributaria conforme a la normativa de conservación.
Cómo preparar la destrucción de facturas sin perder el control documental
Una vez comprobado que el procedimiento utilizado es adecuado, conviene organizar la eliminación del archivo físico como una tarea controlada.
1. Separa las facturas según su origen
Distingue los originales recibidos en papel de las facturas recibidas electrónicamente, las copias impresas para consulta y otros documentos que puedan estar sujetos a requisitos diferentes.
Esto evita procesar innecesariamente documentos cuyo original ya es electrónico.
2. Revisa la integridad de los documentos digitalizados
Comprueba que cada factura contiene todas sus páginas y que pueden leerse correctamente sus datos.
Si una factura tiene el reverso con información relevante, anexos o varias páginas, el procedimiento debe contemplar su captura completa.
3. Comprueba la recuperación de documentos
No basta con almacenar archivos. Debes poder localizar una factura concreta cuando la solicite administración, la asesoría o un órgano de comprobación.
Conviene probar las búsquedas por proveedor, número de factura, fecha u otros campos disponibles, además de verificar la visualización y recuperación de los documentos.
4. Establece una autorización interna
Es recomendable que una persona responsable valide qué lotes documentales pueden destruirse después de comprobar el procedimiento aplicado.
Como medida organizativa, puede mantenerse un registro de las fechas, los lotes tratados y la autorización de destrucción. Este registro no sustituye las garantías técnicas exigidas legalmente, pero aporta control y trazabilidad a la operación.
5. Destruye el papel de forma segura
Las facturas pueden contener datos personales, información bancaria, importes, direcciones y otros datos empresariales sensibles.
Cuando su destrucción sea procedente, conviene utilizar medios que impidan reconstruir los documentos y controlar su retirada si interviene un tercero.
La finalidad es evitar que la eliminación del archivo físico genere un problema de confidencialidad.
¿Merece la pena implantar digitalización certificada en una pyme?
Depende del volumen de facturas originales en papel y del trabajo que supone mantenerlas.
Si tu empresa recibe pocas facturas físicas al mes, tiene espacio suficiente y puede encontrarlas sin dificultad, quizás no necesite una solución de digitalización certificada.
En ese escenario puede ser suficiente con conservar los originales y organizar mejor las copias digitales mediante carpetas, nombres de archivo, permisos y copias de seguridad.
La digitalización certificada adquiere mayor sentido cuando el archivo físico genera un problema operativo concreto:
- Se acumulan documentos que ocupan espacio y deben clasificarse manualmente.
- Los empleados dedican tiempo a localizar facturas antiguas o trasladarlas entre oficinas.
- Se mantienen dos archivos paralelos que requieren controles y tareas repetidas.
- La empresa necesita establecer un procedimiento válido para prescindir de los originales.
- Existe un volumen documental que justifica revisar la integración con los procesos administrativos y contables.
También hay que considerar una alternativa: si la mayoría de los proveedores ya envían facturas electrónicamente, puede resultar más útil mejorar su recepción, clasificación y archivo que implantar un procedimiento certificado para un número reducido de facturas en papel.
La decisión debería partir del problema real, no de la intención de incorporar otra herramienta.
Errores habituales al eliminar facturas en papel
Antes de destruir documentos conviene evitar estos fallos:
- Confundir OCR y digitalización certificada: extraer datos de una factura no acredita el cumplimiento del procedimiento legal.
- Creer que cualquier gestor documental sirve: almacenar documentos de forma segura no implica que el software esté homologado para digitalización certificada.
- Destruir facturas antes de revisar el resultado: una página omitida o ilegible puede impedir recuperar información posteriormente.
- No comprobar la conservación a largo plazo: cambiar de programa, perder acceso al archivo o no mantener las garantías requeridas puede generar problemas aunque la digitalización inicial fuera correcta.
- Aplicar las mismas reglas a otros documentos: contratos, escrituras y determinados documentos laborales pueden requerir un tratamiento diferente.
Un procedimiento fiable debe contemplar tanto la creación del documento digital como su posterior conservación y recuperación.
Cómo puede ayudarte Mafosan a revisar tu archivo de facturas
En Mafosan trabajamos en soluciones de digitalización y gestión documental para empresas. Antes de plantear un cambio, resulta conveniente analizar cómo se reciben las facturas, qué equipos se utilizan para escanearlas, dónde se almacenan y qué controles existen sobre los originales.
Esta revisión permite determinar si basta con reorganizar el archivo actual, si conviene mejorar la gestión documental o si tiene sentido estudiar un procedimiento de digitalización certificada, verificando las homologaciones y compatibilidades necesarias.
Si quieres eliminar archivadores sin comprometer la conservación de tus facturas, en Mafosan podemos ayudarte a revisar tu circuito documental y valorar qué cambios necesitas realmente antes de destruir los originales.
