El 87% de empresas que usaron herramientas de flujo de trabajo en 2022 para gestionar cambios continuarán haciéndolo este año.

Inicia el año y con él, los desafíos de cambio en tu organización. Para afrontarlos exitosamente, es crucial adaptarse al mercado y estar al tanto de nuevas regulaciones. Los cambios pueden abarcar desde reestructuraciones empresariales por crecimiento, adopción de nuevas tecnologías, reasignación de roles y responsabilidades, hasta transformaciones culturales.

Generalmente, varios individuos son responsables de manejar estos cambios, dedicando gran parte de su tiempo para asegurar una correcta implementación e interiorización por parte de los empleados.

En este contexto, suelen surgir complicaciones.

Iniciar una gestión de cambio es un desafío para las empresas, y quienes la lideran pueden fracasar si carecen de habilidades y herramientas apropiadas. Además, se suma la resistencia al cambio por parte de los involucrados debido a diversas razones (expectativas no cumplidas, dificultades de implementación, etc.), así como la disminución de la productividad durante el proceso.

En la gestión de cambios, pueden surgir problemas de seguridad, como acceso no autorizado a información confidencial o incumplimiento de políticas de seguridad, generando complicaciones legales.

Este proceso puede ser costoso, tanto monetaria como temporalmente. Además, el esfuerzo para implementar nuevos métodos de trabajo se pierde cuando vuelven a ocurrir cambios.

Una herramienta de flujo de trabajo es la solución ideal para adaptarse mejor a la nueva situación. Avancemos paso a paso.

La herramienta Workflow: tu mejor aliado

¿No sería estupendo si, ante cada cambio interno en la empresa, no tuvieras que comenzar el proceso desde el inicio? Aquí es donde una herramienta de flujo de trabajo marca la diferencia.

El conocimiento es poder. Uno de los principales inconvenientes durante cambios internos es la incertidumbre sobre cómo proceder adecuadamente: ¿Debo pasar esta información a alguien más para revisión? ¿Necesito aprobación antes de enviar esto al cliente?

Estas dudas pueden surgir durante la adaptación. No obstante, con una herramienta de flujo de trabajo, esto se simplifica, ya que puedes diseñar el proceso requerido y compartirlo con todo el equipo. Así, se unifican los métodos de trabajo y todos conocen en todo momento su rol y responsabilidades.

Prueba nuevas ideas sin miedo

Durante la implementación de cambios internos, uno de los aspectos más difíciles es determinar la mejor forma de llevarlos a cabo.

Usualmente, cuando el encargado toma una decisión, no puede hacer modificaciones posteriores, debido al gran esfuerzo en tiempo y dinero que conlleva su puesta en marcha.

No obstante, con una herramienta de flujo de trabajo, puedes configurar tus procesos y ajustarlos tantas veces como sea necesario, hasta hallar el más eficiente.

¿Cambia tus procesos? ¡Adáptate!

Este aspecto se relaciona directamente con el anterior, ya que, a lo largo del tiempo, pueden surgir cambios que impacten el proceso previamente más eficiente, como la salida de un miembro del equipo o la adopción de una nueva tecnología.

Cuando esto ocurre utilizando una herramienta de flujo de trabajo, adaptar el proceso a tu nueva situación sólo tomará unos minutos. Además, con Mafosan, no necesitas nuestra asistencia para hacerlo, ya que la herramienta está diseñada para que puedas gestionarla por completo por ti mismo.

Comunicación: el secreto del éxito

Manejar cambios internos sin una adecuada comunicación y colaboración entre los involucrados conlleva al fracaso. Para prevenirlo, una herramienta de flujo de trabajo permite alertar a las personas cuándo deben actuar mediante correos electrónicos automáticos, asignar tareas e incluso recolectar información a través de formularios web.

Así, los miembros del equipo colaborarán de manera más eficiente y estarán informados de todos los cambios que sucedan en tiempo real.

Conclusión

Al utilizar una herramienta en lugar de un proceso manual, los cambios se pueden ejecutar rápidamente y de manera centralizada, permitiendo que la organización sea más ágil y se adapte mejor a las modificaciones. Además, gracias al seguimiento automatizado, puedes verificar que los cambios se implementen adecuadamente y detectar problemas antes de que generen un impacto significativo. En resumen, una herramienta de flujo de trabajo facilita considerablemente tu vida.

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