“Controlar no es limitar, es dar a cada departamento justo lo que necesita para trabajar mejor y gastar menos.”
TL;DR
- Aplica reglas por departamento: color, dúplex y cuotas de impresión.
- Activa dúplex por defecto para reducir hasta un 50% el consumo de papel.
- Restringe color a Marketing/Dirección y usa B/N para el resto.
- Establece cuotas mensuales con alertas al 80% del límite.
- Revisa cada 90 días: mide, ajusta y comunica con cifras reales.
- Mafosan ayuda a las pymes a implantar estas políticas equilibrando ahorro y productividad.
¿Por qué son necesarias las políticas de impresión en una empresa?
Cada departamento tiene necesidades distintas:
- Marketing requiere color de alta calidad.
- Ventas imprime contratos y propuestas.
- Finanzas maneja grandes volúmenes en B/N.
Si todos los equipos imprimen con la misma configuración, los costes se disparan. Por eso, definir normas adaptadas por área permite reducir gasto sin frenar la operativa.
Ejemplo de reglas por departamento
💡 Dato real: imprimir a doble cara puede reducir hasta un 50% el uso de papel en documentos largos.
¿Cómo limitar el color sin bloquear el trabajo?
- Asigna perfiles por grupo de usuarios (ej. Marketing/Dirección con color, resto en B/N).
- Define reglas por aplicación: correos → B/N, presentaciones → color.
- Configura dos colas: una por defecto en B/N y otra en color para casos justificados.
✅ Sí, se pueden imponer cuotas diferentes por departamento.
¿Qué son las cuotas de impresión?
Una cuota es un límite mensual de páginas o coste.
Fórmula práctica:
Cuota = Volumen histórico × 0,8
(se deja un 20% de margen para picos de trabajo).
Ejemplo: si un área imprime 2.000 páginas al mes → cuota inicial de 1.600.
¿Se puede forzar el dúplex por defecto?
Sí, sin problema. Configurando el dúplex como opción estándar en el servidor o en la MFP, y dejando excepciones para sobres o documentos especiales.
❌ No, imprimir en dúplex no reduce la calidad de los documentos.
Cómo medir si la política funciona
- Define una línea base (volumen, % color, % dúplex, coste/usuario).
- Marca objetivos trimestrales:
- Color: reducir un 20% en áreas no críticas.
- Dúplex: lograr un 60% de impresiones a doble cara.
- Coste por empleado: tendencia a la baja.
- Haz un informe sencillo con ahorros e incidencias para dirección.
Mafosan entrega a sus clientes informes trimestrales listos para dirección, con KPIs, ahorros y propuestas de ajuste.
Buenas prácticas que funcionan en pymes
- B/N por defecto y color solo bajo solicitud.
- Dúplex activado en toda la organización.
- Liberación segura (PIN/tarjeta) para documentos confidenciales.
- Colas Follow-Me para imprimir desde cualquier equipo sin duplicar trabajos.
- Alertas educativas: mensajes claros cuando un documento se fuerza a B/N o dúplex.
¿Cómo limito el color solo a Marketing y Dirección?
Con grupos de usuarios en el directorio: asigna color permitido a esas áreas y B/N al resto.
¿El dúplex debe aplicarse siempre?
No. Puedes excluir sobres, etiquetas o archivos de una sola página.
¿Qué pasa con invitados o proveedores?
Crea un perfil “Invitado” con B/N y dúplex, más un límite mínimo de páginas.
¿Necesito software externo?
Las MFP cubren lo básico, pero para métricas y control avanzado es recomendable software de gestión centralizada.
“Cada página impresa cuesta dinero; cada regla bien aplicada devuelve ahorro.”
👉 Descubre en 2 minutos qué política de impresión se adapta a tu pyme.
En Mafosan diseñamos e implantamos reglas de impresión que combinan ahorro real, seguridad y eficiencia.
