Escanear documentos ya es una práctica habitual en muchas empresas. Sin embargo, digitalizar un papel no elimina el trabajo posterior. Alguien sigue teniendo que clasificar el documento, guardarlo en la carpeta adecuada, introducir datos en otras aplicaciones o avisar a otro departamento para que continúe el proceso.
El verdadero ahorro de tiempo aparece cuando el documento deja de ser un archivo y se convierte en el inicio de un flujo de trabajo automatizado. Ese es precisamente el objetivo de las novedades incorporadas en Workplace Pure 2.8: ampliar las posibilidades de integración para automatizar lo que ocurre después del escaneo.
Digitalizar documentos no es lo mismo que automatizar procesos
Muchas organizaciones han reducido el papel, pero todavía mantienen procesos completamente manuales una vez que el documento ya está en formato digital.
Es habitual encontrar situaciones como estas:
- Renombrar archivos manualmente.
- Guardar documentos en distintas carpetas.
- Introducir varias veces la misma información.
- Enviar correos para avisar de que un documento ya está disponible.
- Actualizar hojas de cálculo o aplicaciones después del escaneo.
Estas tareas apenas aportan valor, consumen tiempo y aumentan el riesgo de errores o pérdidas de información.
Digitalizar elimina el papel. Automatizar elimina las tareas repetitivas que siguen existiendo después del escaneo.
Qué aporta Workplace Pure
Workplace Pure permite que el equipo multifunción deje de ser únicamente un dispositivo para escanear documentos y pase a formar parte de un proceso documental conectado con otros sistemas.
La versión 2.8 amplía esta capacidad mediante nuevos conectores y mejoras en la gestión de integraciones, facilitando que un documento pueda iniciar diferentes flujos de trabajo según las necesidades de cada empresa.
Las principales novedades de Workplace Pure 2.8
Una gestión de conectores más sencilla
La nueva versión incorpora una interfaz renovada para administrar los conectores desde la plataforma web. La configuración se simplifica mediante cuadros de diálogo y nuevos elementos de la interfaz, facilitando la puesta en marcha de las integraciones disponibles.
Nuevo conector para Power Automate
Una de las novedades más destacadas es la posibilidad de iniciar flujos de Power Automate directamente desde Workplace Pure.
Tras escanear un documento, el usuario puede seleccionar el flujo correspondiente para que el proceso continúe automáticamente.
Por ejemplo, una factura en papel puede digitalizarse y utilizar un flujo que procese el documento mediante captura e indexación inteligente, extraiga la información necesaria y continúe el tratamiento definido por la empresa.
Conector SMB
La versión 2.8 incorpora también un conector para recursos compartidos SMB, habitual en entornos Windows.
Esto permite integrar servidores de archivos existentes dentro de los flujos documentales sin necesidad de instalar hardware o software adicional, utilizando el propio equipo multifunción como puerta de enlace.
Conector SFTP
Cuando la empresa necesita intercambiar documentación mediante transferencias seguras, Workplace Pure incorpora un conector SFTP con comunicación cifrada mediante SSH.
Este conector resulta especialmente útil para automatizar transferencias de archivos o intercambiar documentación con otras organizaciones utilizando este protocolo.
Integración con contactos de Outlook
Otra mejora consiste en la posibilidad de seleccionar destinatarios directamente desde la libreta de contactos de Outlook durante el uso de los servicios de Workplace Pure.
Los contactos se obtienen en tiempo real, evitando mantener listados independientes.
Más idiomas para Translate
El servicio de traducción amplía su compatibilidad a más de cien idiomas e incorpora una función de búsqueda que facilita localizar el idioma deseado durante el proceso.
Casos de uso que pueden automatizarse
Las nuevas integraciones permiten adaptar Workplace Pure a diferentes departamentos.
Administración y finanzas
- Procesamiento de facturas.
- Digitalización de tickets de gastos.
- Conciliación de albaranes y pedidos.
Ventas
- Digitalización de tarjetas de visita.
- Captura de formularios comerciales en papel.
Contratos
- Archivo de contratos firmados.
- Seguimiento de renovaciones documentales.
Producción y servicio técnico
- Órdenes de trabajo.
- Partes de intervención.
- Incidencias de mantenimiento.
Recursos Humanos
- Clasificación de documentación de empleados.
- Archivo organizado de documentación laboral.
Ejemplo práctico
Imagina que una empresa recibe decenas de facturas en papel cada semana.
Con un proceso tradicional, un empleado debe escanear cada documento, guardarlo en la carpeta correspondiente, introducir la información en otra aplicación y avisar al responsable para su revisión.
Con Workplace Pure, el escaneo puede convertirse en el punto de partida del proceso documental definido por la empresa. El documento inicia automáticamente el flujo correspondiente, reduciendo las intervenciones manuales y evitando repetir las mismas tareas una y otra vez.
Aviso estratégico
Antes de automatizar un proceso conviene revisar cómo circula actualmente la documentación. En muchos casos es posible simplificar el procedimiento antes de incorporar nuevas herramientas.
¿Cuándo merece la pena implantar una solución como Workplace Pure?
No todas las empresas necesitan el mismo nivel de automatización.
Una digitalización básica puede ser suficiente cuando únicamente se busca conservar documentos en formato electrónico o el volumen documental es reducido.
Sin embargo, Workplace Pure resulta especialmente interesante cuando:
- Los documentos pasan por varios departamentos.
- Se introducen los mismos datos en diferentes aplicaciones.
- Existen tareas repetitivas tras el escaneo.
- Se necesitan integraciones con otros sistemas.
- Es importante mejorar la trazabilidad documental.
Cómo puede ayudarte Mafosan
La automatización documental no consiste únicamente en instalar una herramienta. El primer paso es comprender cómo trabaja actualmente la empresa.
En Mafosan analizamos el recorrido de los documentos, identificamos tareas manuales, duplicidades, responsables e integraciones necesarias. A partir de ese análisis determinamos qué procesos conviene simplificar y cuáles pueden automatizarse mediante Workplace Pure y sus conectores.
La versión 2.8 de Workplace Pure amplía las posibilidades de integración para que el escaneo deje de ser el final del proceso y se convierta en el inicio de un flujo documental automatizado.
Si tu empresa sigue dedicando tiempo a clasificar documentos, mover archivos o introducir información manualmente después de cada escaneo, puede ser un buen momento para revisar si esos procesos pueden simplificarse antes de automatizarlos con una solución adaptada a tu forma de trabajar.
